毕业论文归档范围的认识

　  摘要：针对我国高等学校教学类档案关于教材和毕业论文类目的归档范围是1994年制定《高等学校实体分类法与档案工作规范》时规定的，在长期的工作实践中，我们觉得这两个类目的归档范围应做一些适当的调整或补充，才能适应今天不断发展的工作需求。

　　关键词： 高校 教材 毕业论文 归档范围
　　高校档案就是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高等学校档案工作是高等学校工作的组成部分。由于档案工作涉及面广、工作量大，因此，高等学校要把档案工作纳入学校的整体发展规划，及时研究和解决工作中的重大问题。逐步改善工作条件，使档案工作能与学校的各项工作协调发展。要把各种文件材料的归档工作列入学校各部、系、所的岗位责任制，纳入教学、科研和各项管理人员的职责范围。加强有关档案工作的宣传，使广大教职工进一步认识到档案工作的意义和作用，积极支持档案部门做好工作。
　　目前，我国高等学校教学类档案关于教材和毕业论文类目的归档范围是1994年制定《高等学校实体分类法与档案工作规范》时规定的，在长期的工作实践中，我们觉得这两个类目的归档范围应做一些适当的调整或补充，才能适应今天不断发展的工作需求。本文拟对这些需要调整或补充的问题加以讨论。
　　归档的范围要求归档的文件材料，必须对学校和社会有史料和研究价值，具有参考价值和凭证作用；归档的文件材料，必须反映学校各项活动的全过程，保证完整、准确、系统；归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持文件的原貌，保持彼此间的有机联系和成套性特点。
　　《高等学校实体分类法与档案工作规范》（以下简称：分类法和规范）在JX18教材类下只对自编和主编的教材进行归档。该分类法和规范制定之初，当时国内各方面的发展情况与现在大不相同，各高校在专业设置和人才培养上没有面临社会需求的巨大压力，没有市场的选择，没有办学的竞争。然而今天却不同，面对着社会的需求和毕业生就业的压力，各高校为了自身的生存发展被迫要做出适应性的转变。当初各高校在教材选择上几乎是统一的，除了统编教材，校内教师自编和主编的教材基本上可以满足教学的需要，所以，该类目只收录自编、主编的教材是可以理解的。可是现在各高校的专业设置越来越复杂多变，仅靠本校教师自编、主编的教材根本满足不了教学的需要，必须向国内外引进大量的、适宜的优秀教材。这些教材在本校的教学活动中使用之后，也应当加以归档，不然，这些教学活动如何纪录呢？现在该类目的名称是：“自编、主编教材” ，建议修订后的类目名称能把“用于教学的外编教材” 包括进去。
　　JX18教材类之后是附录：存系教学类档案，其中第一条类目是本科生毕业论文及评审意见。分类法和规范制定之初设立该类目时，国内高校研究生、博士生很少，可是现在已经很多，时过八年之后，该类目同样显得不合时宜：一方面类目过窄使研究生和博士生论文放不下，同时又对本科生毕业论文不加限制地全部吸收，使本科生毕业论文的收藏数量急剧增加，造成了档案存放架位紧张，浪费了档案室宝贵的面积。如何对待本科生毕业论文的收藏，笔者认为：本科生毕业论文的收藏在本院校内部和图书馆是一个交叉收藏的类目，档案室和图书馆都应收藏这类资料，但从这类资料的收藏价值和利用价值来看，档案室和图书馆在收藏上应加以协调、有所选择。这些资料如果都放到图书馆，档案室就会缺藏；如果都放到档案室则会限制读者对这些资料的利用。最近几年，由于高校招生规模迅速扩大，本科毕业生档案在档案室的收藏数量急剧增加，许多高校为了缓解库房和架位紧张，便利广大学生对毕业论文频繁的借阅使用，将本科生的毕业论文全部放在图书馆收藏。实际上这种只重视利用、不重视存档的做法同样不可取，因为一方面毕业论文在图书馆的保存条件远不及档案室，另外图书馆对毕业论文的借阅没有限制，极易造成丢失和损毁，毕业论文作为教学档案的一部分在图书馆保存，最终造成流失是无法避免的。综合各方面的有利因素，较为合适的做法应该是，档案室只宜收藏一些优秀的本科生毕业论文，其副本和大量的普通本科生毕业论文应由图书馆收藏，这样，档案室即避免了本科生毕业论文在收藏上的过多过滥，又兼顾了广大师生对本科生毕业论文的充分利用。现在该类目的名称是：“本科生毕业论文及评审意见”，建议修订后的类目名称能改为：“博士生、硕士生、优秀本科生毕业论文及评审意见”。
　　从以上两类目的设置情况来看，分类法和规范制定之初，限于当时教学的环境条件，对今天的教学发展无法予以充分考虑，在教材和毕业论文的类目设置上造成了类目过窄。长期以来由于该类目的限制，已经造成了教学过程中大量外编教材使用纪录未予保存、研究生、博士生毕业论文放不下以及本科生毕业论文收藏混乱、丢失损毁的情况。本文在此所论，期望该类目的修订能早日实现。
　　参考文献：
　　[1] 国家教委办公厅编著：《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，四川科学技术出版社1994年版，第50-51页。
　　[2] 西北工业大学明德学院档案室，《高等学校文件材料归档范围及归档工作程序》。
　　[3] 国家教育委员会、国家档案局，高等学校教学文件材料归档范围[87]教办字016号