高校学生在档案管理过程中知情权的问题探析

摘要：依法治校的理念在我国各高校已得到共识，但是高校学生在档案管理过程中的知情权仍是一个被法律所忽视的方面。学生的知情权是一项重要的权利，对学生的发展有着重要的影响。然而，高校中学生知情权的实现却存在重重困难，其存在的问题引发了对如何保障学生在档案管理过程中知情权的反思，在反思的基础上提出一些建议。

关键词：高校学生  档案管理  知情权保障

1.保障高校学生在档案管理过程中知情权的重要意义

高校作为学校事务管理的一方，享有管理学生档案的权利，同时又负有管理学生档案的义务，其权利的享有使其可以接触到学生的档案，了解学生的情况，有助于开展教学和学生管理工作，然而在学生档案管理的过程中，高校往往偏重于其权利的享有，而忽略其应尽的义务，缺乏对学生知情权的保护。学生档案中包括学生的一些基本信息，如姓名、身份证号、思想品德状况、所受奖励与惩罚的状况、个人学习经历等，然而学生却不知道自己档案袋里都装了个人的哪些信息甚至不知道档案存放在哪里，这将会影响到学生的学习及以后就业时档案的查找。

知情权是公民的一项基本权利，高校学生作为公民中的一员，有资格获得知情权。高校学生知情权是指高校学生在选择或享用教育服务时，有权获取相关的信息资料，并对提供信息的对象、内容、目的、手段和价值享有知晓的权利[1]。在档案管理的过程中，学生享有获悉 个人信息的自由与权利，学校要在学生档案中添加或修改一些内容，应提前告知学生。假设学校处分了一名有攻击行为的学生，那么在该名学生的教育档案中就应该包括相关内容，并应告知该名学生的家长学校的纪律处分是如何产生的[2]，学生及时关注到档案中信息的变动可以明确自己的优点和不足，从而使学生知道以后努力的方向。总的来说，保障学生的知情权，有助于学生充分地获取个人相关的重要信息，使学生更好地了解自己、评价自己，促进学生发展权的实现;有助于档案管理人员服务意识的增强，提高其管理水平，促进档案的有序、合法管理;有助于促进高校信息公开，使学生更加充分、便捷、有效地获取信息，促进学校的档案管理工作得到学生的监督，强化高校的责任意识。

2.保障高校学生在档案管理过程中知情权的困境

2.1高校学生档案管理混乱造成知情权实现困难

高校学生人数众多，学校要管理几万人的档案，每年都有新生档案的转入和毕业生档案的转出，需要大量人力、物力和财力的投入，因此学生档案管理是一项管理成本较高的工作，然而由于高校的财政状况使得对学生档案管理工作投入严重不足，学校对档案管理又缺乏相关的规章制度，使得档案管理工作存在很大的任意性，当学生向档案管理部门申请查看档案时，档案管理部门往往以各种借口拒绝学生的要求，这种情况却没有相关的制度对档案管理部门人员的行为进行约束与规范，从而会侵害到学生对档案的知情权。同时，学生档案管理人员素质较低，没有档案管理的专业知识和经验，大多数档案管理的工作都是使用纸质的管理方式，很少运用方便、快捷的电子计算机管理系统，使学生在查找档案的过程中，往往在费时、费力的情况下还找不到自己的档案，并且很多档案材料没有按照一定标准分类形成体系，存在着杂乱无章的状况，这给学生自由、充分获取个人档案信息造成一定了障碍。

2.2高校学生档案的涉密性边界很难把握

高校学生档案中记录着学生许多的重要个人信息，因此，高校基于管理和教育知悉的学生档案里所记录的学生隐私，应该严格保密，不得泄露[3]。档案管理人员在提高保密意识，加强档案的保密性工作，防止学生的信息被他人非法窃取和盗用的时候，档案信息就成为了很多人包括学生自己都很难以接触得到的文件。但是，档案的保密性并不是绝对的，并不意味着任何人都没有查阅权限。档案管理人员在处理档案的保密性和学生的知情权这一问题上没有把握好“度”，往往过于强调档案的保密性，忽视学生享有的对档案信息的知悉权，同时也存在着另外一种情况，就是对学生档案资料的查阅没有相关的规定和要求，任何人都可以轻易的接触到学生的个人信息，缺乏了保密性，导致学生的信息被泄露、利用。无论是学生无法查看自己的档案还是自己的档案没有受到应有保密性要求的保护，都会使得学生的权利受到侵害，区别在于前者侵害的是学生的知情权后者是学生的隐私权，档案管理人员不能正确把握档案的涉密性边界使得学生知情权的行使在一定程度上难以得到保障。

2.3高校学生知情权意识淡薄

一般而言，高校学生知道自己享有知情权，但是在哪些方面享有知情权、如何维护知情权却不知晓。很多学生不知道可以知悉、获取个人的档案信息，对档案管理信息知情权的维权意识又不强，在档案管理的过程中比较被动，很少主动地提出自己查阅档案信息资料权利的要求，这样，在自己的权利受到拒绝或侵害时，往往采取漠视的态度。学生知情权意识的淡薄，是由于对自己档案不关心的原因造成的，没有认识到档案的重要性，升入大学后，档案就自然转到所在高校，在校期间，档案中各种信息的完善是由档案管理人员补充的，或者学校把要完善的材料发给学生，学生按照要求加以补充，填完交上去就算完事，毕业后档案被转到自己所在单位或人事代理处，一直以来，学生对档案内容知之甚少，不去主动行使权利，使得学生对档案的知情权成为一项可有可无的权利。

3.保障高校学生在档案管理过程中知情权的反思与建议

3.1增加管理经费和配备专业管理人员，对档案材料进行分级管理

教育部和国家档案局于2008年制定的《高等学校档案管理办法》中提到：高校应落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;对高校档案机构配备专职档案工作人员;高校档案机构应对档案进行整理、分类、鉴定和编号等内容，这些措施的颁布对于高校档案管理工作具有很强的指导性，但是，政策关键还在于执行，同时要加强执行效果的监督。首先，高校应重视学生档案的管理，加大对档案管理工作的财政支持;其次，学生档案管理工作应由专业档案管理人员负责，不断促进档案管理工作的信息化，提高档案管理的水平;再次，档案管理应该遵照档案分类管理的标准，进行分级管理，使所有学生的档案材料有序地放置。这样做的最终目的都是为了服务于学生，便于学生知情权的行使，在学生申请查找自己的档案信息，能够迅速、有效地获取。
3.2明确进行法律规定保障学生知情权

当前，我国教育法中还没有专门规定学生知情权的相关法规内容，对学生知情权的享有要求是从其他领域推演而来的。在依法治校的背景下，完善相关立法是保障学生知情权的首要途径，因此，有必要把学生知情权以立法形式确定下来，以保障学生知情权的实现[4]。在制订确保学生知情权的法律中对于涉及到高校学生档案管理过程部分应注意以下几个问题：第一，明确学生享有对个人档案信息的知悉权，保障权利行使的途径畅通;第二，明确学生的档案知情权受到损害时的救济机制，如何追究相关责任人的责任以及做好奖励与惩罚制度;第三，明确学校哪些内容向学生公开，建立信息公开制度，以便学生行使知情权和做好监督;最后，明确档案管理人员及他人在权利人行使权利时应提供相关便利，或者保障不妨碍权利人。因此，只有不断地完善相关法律法规，学生的知情权才能得到切实的保障与实现。

3.3引导学生树立正确的维权意识

学生知情权没有得到保障很大一部分原因是由于学生维权意识不强，权利意识淡薄，在自身权利受到侵害时消极被动的等待救济，认为知情权可有可无，无关紧要。然而，学生是权利维护的主体，是权利受到侵害时主动请求追究侵权责任的主体，是利益如何行使的最终决定者也是利益的最终受益者，因此，高校应该通过法律课堂、讲座以及学生手册等普及法律知识，宣传维权意识，让学生知道获取档案信息的权利是一项被法律赋予的权利，任何人都不能阻止。另外，社会上也应该营造维权意识的风气，从外部影响来促进学生维权意识的提高。重要的是，维权意识的树立关键还靠学生自身，学生要树立维权意识，主动了解自己享有的权利内容，如何行使权利，在权利受到侵害时通过何种途径进行救济。通过内外因素的共同作用，引导学生树立正确的维权意识，进而保障学生在档案管理过程中的知情权。

参考文献：

[1] 苗绘，杨颖秀.教育消费知情权及其保障机制的构建[J].中国教育学刊，2004（8）.

[2] 内尔达·H·坎布朗—麦凯布等著.教育法学——教师与学生的权利（第五版）（M）.北京：中国人民大学出版社，2010，81—85.

[3]宋新宇.高校学生档案管理中的隐私权保护研究[J].云台世界，2012（3）.

[4]梁剑，陈恩伦.学生知情权保障研究[J].教学与管理，2007（3）.