电子档案如何做好管理

    电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存贮于特定介质上的档案，又称为机读或数字式档案，目前电子文件所采用的存储介质主要有硬盘（含硬磁盘、软磁盘）、磁带和光盘。

　　a、硬磁盘 硬磁盘是计算机的外存储器，一般装在计算机内，容量一般从10.20GB、20.4GB、40GB、60GB，或者更大，它不宜作为归档介质。
　　软磁盘 软磁盘有两种规格，5.52英寸和3.5英寸。前一种目前已基本不用，后一种一般容量为1.44MB。不宜作为归档介质。
　　b、磁带 磁带比软磁盘存储容量大，常见的容量为150MB-8GB，或者更大。
　　c、光盘 光盘是继磁盘后出现的一种光学存储器，不同信息经激光束照射在光盘上形成不同的炕，从而被记录下来，阅读时，不同熔炕对激光束有不同有反射，从而还原出不同的信息。一张5寸光盘的容量从128M到2GB，或者更大。
　　从记录性能上分，光盘分为：只读式光盘、一次写入式光盘，可擦式光盘3种，一次性写入光盘可作为电子档案的存储介质。
　　电子档案的特点
　　1、信息的非人工识读性。2、信息存储的高密度性。3、信息与特定载体之间的可分离性。4、多种信息媒体的集成性。5、系统依赖性。
　　电子文件的种类
　　 1、文本文件。2、命令文件。3、图像文件。4、数据文件。
　　电子文件的管理原则包括
　　1、完整性原则。2、可读性原则。3、可靠性原则。
　　电子档案的管理体系
　　 1、集中统一管理电子档案的问题。2、纸质文件和电子文件双套归档问题。3、文书档案管理一体化问题。
　　机读文件的归档范围
　　机读文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的机读文件均属归档范围，但考虑到机读文件的特性，应注意下述文件的收集和归档。
　　1、纸质文件不能代替的机读文件。对于纸质文件不能代替的机读文件，要特别注意归档，并且注意制备一定数量的机读文件备份同时存放。2、与纸质文件内容相同的机读文件，在今后相当长的一段时间内，纸质文件和机读文件，纸介质和磁介质两种载体也许会长期并存，同样内容的文件有纸质文件形式也有机读文件形式，应当注意将两者同时归档，机读文件的查询速度快，可复用性好，这些特点会在档案利用中发挥作用。 机读文件归档时应注意和相应的纸质文件建议对应关系。 3、与数据文件配套的计算机软件、程序和技术文档（纸质文件）。这些程序和文件是机读文件的配套资料，只有借助这些资料，才能够阅读机读文件，因此，这些资料也需要同时收集齐全，属本单位自行开发的软件、程序，包括其技术文档，可以归档，属从外单位引进的商品化软件，可作为资料保存而不归档，归档时应注意机读文件和其相关程序、软件也是一种机读文件等，保持整体完备性。4、没有保存价值的机读文件不归档，没有实用价值和中间数据、草稿、程序软件等不必归档。
　　建立机读文件的归档制度
　　目前机读文件没有统一的归档范围。因此，在进行归档工作时，应当特别注意建立必要的、切实可行的归档制度，对机读文件的归档范围、时间、份数、手续等加以规定。特别注意和计算技术人员密切配合，确保归档的机读文件的完整性、可靠性和可用性。
　　机读档案的整理应遵从一般纸质档案整理工作的原则，充分利用原有的整理基础，注意保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。此外，还应根据机读档案特性注意保管和利用。
　　1、机读档案的保管单位。
　　机读文件以软磁盘为载体的档案，可以以软磁盘作为保管单位，以磁带为载体的档案，一般以一盘磁带（称为一卷）为一保管单位。
　　2、机读档案的分类和组合。
　　由于各种原因，机读文件产生过程中会将互不相干的若干文件存储在同一个磁盘（磁带、光盘）上。为了立卷，必须对机读文件进行转并归类，这种工作借助于计算机进行。进行这些操作时应注意防止信息丢失和文件被抹去的错误发生。因此，常常需要事先制做数据备份，以便在信息丢失时得到补救。
　　3据本单位机读档案的生成情况，参考中国档案分类法制定机读文件分类编码。体系，并依此在磁盘、磁带和卷标上进行编码。
　　4、机读档案的著录和检索。
　　机读档案可按档案著录著录案卷级卡片并组成目录。与机读档案配套的应用软件，一般均可按著录项目提供方便的检索功能。
　　5、机读档案的载体多为磁性介质，和传统的纸质载体有许多不同之处。因此，除遵守一般的档案保管原则和立法之外，需要特别注意到磁介质的保管要求。
　　机读档案的软磁盘、磁带上要贴有卷号标签，顺序竖放在专门制做的防尘、透明的磁盘、磁带盒里。
　　盘、带盒应放在防潮、防火、防腐蚀和远离磁场源、远离热源、安全可靠的地方。有条件的可放在恒温、恒湿的介质库房中。长期不用的磁盘、带，应在盒外加装塑料袋密封，防止灰尘和湿气的影响。
　　使用、移动软磁盘时，不要用手触及磁盘裸露部分，不要挤压、弯曲盘片，要保持磁盘清洁。
　　装卸搬运磁带应遵从有关操作规定，手持磁带中心部分，避免碰到磁带边缘，不能硬推硬挤磁带。
　　盘带应定期检查，定期清洁和定期复制。软磁盘存到一定的时间，即将磁盘带复制一次到新带上。对旧磁带和旧磁盘要确保及时清除其数据和消磁。已损坏的盘带要确保及时销毁。
　　盘带必须复制两、三个备份，备份盘带和原盘带应异地存放。
　　存放磁盘、磁带的介质库要保持恒温、恒湿。湿度在15℃-25℃之间，相对湿度在40%-60%之间，良好通风和符合要求的洁净度。
　　要特别注意防止计算机病毒的侵袭。归档的软盘都必须经过检查，确认没有病毒后保管，定期检查计算机系统，如有病毒应及时清除。
　　机读档案的优越性，不仅体现在它的记载方面，也体现在它的应用方面。机读档案的利用服务，在其指导思想、利用方式等方面，和纸质档案基本上是一样的。但由于机读档案的载体特性和生成过程的不同，利用时有其特点和应注意的问题。
　　机读档案的利用特点
　　1、检索自动化、快速化。机读档案借助计算机实现了检索自动化，代替了人工检索繁重的劳动。计算机检索速度快，要查找一个或一批文件，少则几秒钟多则几分钟就可以找到。
　　2、检索途径多元化。计算机程序可提供多元检索的功能，不但可按著录项目单项检索，还可实现组合检索、叠代检索、主题检索；不但可对著录项目进行检索，还可对文件正文进行关键字检索、全文检索。
　　3、检索效果好。只要计算机软件的质量高，机读档案的查全率和查准率都比手工检索效果好。此外，计算机便于进行分类、统计、汇总、打印、复制，可提高档案利用率。
　　4、复用性好。档案通过计算机可以多次重复在屏幕上显示或在纸上打印，以供人们阅读，而其原始文件仍保存在磁盘（或磁带）上，不受磨损和破坏。机读档案的这种良好复用性保证了档案的完好，又方便档案的利用。
　　5、检索途径需予先设计。计算机虽然可以提供多种检索途径，但这需要在编制计算机程序时预先加以设计。在设计时没有考虑到的检索方法，不能使用计算机检索。
　　6、软件不兼容限制了外借利用。机读文件的产生依赖于计算机应用系统，应用系统之间如果不兼容，机读文件便不能在彼此的应用系统作用和阅读，这样就限制了机读文件的外借利用。
　　7、网络化应用。机读档案的系统依赖性虽然限定了它的外借利用，但网络化的计算机档案应用系统，可以为地域分散的用户提供快速的联机检索，从而可以弥补系统依赖性造成的外借利用的不足。
　　8、非手迹化问题。以图像方式输入的机读文件，可将档案文件原样、手迹原样存在磁盘（光盘）上，并可再现在计算机屏幕上和打印在纸上。但是以字符方式输入的机读文件，则不能保持档案文件的原样，只能保证文件内容的正确性。而目前大量机读文件，尤其是数据库文件多是以字符方式输入的。机读档案的这一缺点有时可能影响其原始性，在一定程序上降低了其凭证价值。
　　机读档案提供利用中应当注意的几个问题
　　1、安全保密。由于机读文件的存储成群性特点，计算机调阅档案时，应当注意保证利用者只能提取到他需要的文件。尤其要注意在联机和网络使用时的情况。
　　2、防止误操作。计算机的误操作有可能抹去机读文件或破坏其中的部分信息，因此应当严格按照操作规定进行操作，经培训的人员才能上机，以保证机读档案的完整性和正确性。
　　3、提供复制品时就对其可靠性进行审核。由于机读文件的可修改性和信息易失性，在其被人为破坏（故意的或非故意的）、自然事故造成的信息丢失时不会在机读文件上表现出来。因此，提供机读档案复制品时，应当对其内容的正确性进行必要的审核，办理必要的制发证明。
　　4、与技术人员共同做好机读档案的软件设计。机读档案离不开计算机，档案业务人员就与计算机技术人员密切配合，开发好机读档案的应用系统，包括机读文件的录入、校对、数据库设计、加载、维护和安全授权，检索程序以及技术文档的编写。否则机读档案的利用就会受到影响，甚至成为一堆死数据而无法利用。
　　5、保持两种载体并存的方法。在尚无确定机读档案的法律地位之间，应该同时存放同一文件的纸质档案和机读档案。纸质档案作为原件归档，机读档案可以作为复制品提供利用。