如何提高办公室工作效率

　摘 要:文章根据高校后勤集团办公室的工作内容与特点,从规章制度、人员配置、工作规律、工作创新、激励机制五个方面探讨了如何提高办公室工作效率。

　　关键词:办公室 工作效率 高校后勤

　　
　　高校后勤社会化改革以来,高校后勤无论是硬件设施还是服务质量都得到了大幅提高,高校后勤集团办公室的工作范围也随之不断扩展,大致包括日常行政、人事、质检、档案、党务、宣传、工会七大内容。
　　高校后勤集团办公室工作时效性强、工作量大、工作要求高、突发事件多。办公室工作人员往往需要加班加点,很多工作都只能是疲于应付。多做事,把事做好,是高校后勤集团领导对集团办公室工作人员的要求;少加班,轻松面对工作,是高校后勤集团办公室工作人员的共同呼声。如何才能让领导满意,让自己舒心?不断提高工作效率是唯一的出路。
　　一、规章制度是基础
　　首先要明确岗位职责,实行岗位责任制。要做好高校后勤集团办公室工作,着眼于“事”,应将每一方面的工作都落实到人;着眼于“人”,应明确每个人所负责的事,做到“事事有人管,人人有事做”,这样才能保证办公室日常工作的有序开展。其次要制定工作流程,规范管理行为。建立一套符合客观规律和实际需要,且行之有效的工作流程,既能使自己有章可循,也能使他人有据可依。工作流程的制定宜以“事”为线索,以流程图的形式表述,流程中应明确各环节的负责部门,甚至负责人;需要填写表格的对外业务,应提供样表。
　　实践表明,简单明了的岗位职责及工作流程图,不仅可以提高办公室的工作效率,还能在最大程度上获得领导的认可和同事的支持。
　　二、人员配置是前提
　　在认识上,领导要充分肯定办公室的窗口与中枢地位,充分肯定办公室工作的重要性,充分肯定办公室工作人员的贡献;在数量上,要根据办公室具体的工作量足额配置人员,具体可参照表1;在思想素质上,要挑选淡薄名利,甘于奉献,具有强烈事业心和责任感的人员充实到办公室队伍中来;在业务素质上,要能满足工作的专业需要,优先考虑有专业学习背景或有相关执业资格证书的人员;在年龄结构上,尽量做到老中青相结合,以年轻人为主,办公室主任尽可能任命年龄稍长者;在性别结构上,要做到男女比例基本平衡,女性稍多于男性。
　　三、总结规律是关键
　　办公室事务多,但不是每天都很多;办公室人员很忙,但不是每天都很忙;办公室临时性工作很多,但也有很多工作有规律可循。凡事预则立,不预则废。办公室对工作的预见能力越强,计划越周密,工作自主性就越大,准备工作就越充分,工作效率就越高,工作质量就能得到保证,员工的工作状态也就会比较轻松。探寻高校后勤集团办公室工作规律,主要有两条途径:一是从学校、集团、本部门制定的年度工作计划与要点及一些专项工作文件提炼需要后勤集团办公室负责的具体工作及进度要求;二是根据历年工作经验总结出何时需要完成什么工作。以湖南农业大学后勤集团办公室为例,下列工作是每年都需要完成的:1月,人事考核、评奖评优、后勤服务质量考核、后勤服务经费测算;2月,放寒假相关工作、寒假前服务质量与安全大检查、慰问职工;3月,开学准备、务虚工作;4-5月,党务评估、职称申报;6月,放暑假相关工作、撰写上半年工作总结与下半年工作计划、暑假前服务质量与安全大检查、党风党纪教育;7-8月,设备设施维修、新进人员岗前培训;9月,迎接新生入学、更新网站与宣传橱窗内容;10月,组织参加校运会;11月,档案检查;12月,撰写当年工作总结与次年工作计划、整理档案。办公室各业务主管应全面总结工作规律,熟知每天、每月、每学期、每学年需要做什么,提前做好准备,这样就能保证有比较充裕的时间来处理一些临时性的工作。此外,在集团范围内组织成立合唱队、舞蹈队、篮球队、足球队,举办晚会、演讲赛、歌咏比赛等也都能起到分解工作量的良好效果,日后参加学校组织的相关活动,就能高质、高效地组织队伍和节目。
　　四、工作创新是核心
　　用发展的眼光来看,工作中面临的任务问题都能通过硬件投入或软件改进得到解决。办公室工作人员要敢于面对困难,深入分析问题存在的原因,探讨解决问题的途径。“创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达不竭的动力”。创新运用于高校后勤集团办公室工作,能极大地提高办公室工作效率。
　　1.工作设备创新。打造信息化、自动化的工作平台能明显提高办公室工作效率,如配置较为先进的电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、刻录机、照相机、录像机、投影仪、录音笔、移动硬盘等。
　　2.工作技能创新。办公室系统要不断提高网络运用水平,大力推进无纸化办公,充分运用QQ、E-mail等公共网络资源及自主开发的校园政务系统、手机短信平台、专业管理软件等专用资源,达到“无纸胜有纸,无声胜有声”的境界。
　　3.工作思路创新。办公室工作人员要解放思想,实事求是,开拓进取,敢于突破“只防出错、不求出新,只求保险、不担风险,只循陈规、不探新路”的思维定式,敢于克服唯书唯上、照搬照套的行为惯性,不断寻求工作新思路,不断探索工作新方法,不断总结工作新经验,努力开创工作新局面。
　　4.工作知识创新。当今社会,科技发展日新月异,办公室的设施设备必然会随之更新换代,工作手段也必然会推陈出新,这就要求办公室工作人员与时俱进,不断学习。办公室工作人员要多到本校兄弟部门(下转第115页)(上接第110页)及兄弟高校的相应部门参观学习,要积极争取参加行业的专业培训与交流,要建立集中学习与研讨的制度,从而不断提高办公室工作人员的整体水平。
　　5.工作方法创新。处理好对上与对下的关系,既服务好领导,又服务好基层;处理好被动与主动的关系,准确把握办公室工作的规律性、灵活性、前瞻性;处理好继承与创新的关系,在继承好传统、好做法的同时,不断在实际中探索新方法、新途径;处理好大事与小事的关系,大事不含糊、小事不轻为、抓大不放小;处理好做人与做事的关系,老老实实做人、踏踏实实做事。
　　五、激励机制是保障
　　1.物质激励。高校后勤集团办公室工作人员年龄偏轻,有些甚至是刚刚参加工作的大学毕业生,没有积蓄,而结婚生子、人情往来、赡养父母、买房买车等一些实际问题都将接踵而来,这些都需要员工的工作收入来支撑。对员工的物质回报是对员工最基本的,也是最直接的激励。客观地讲,集团办公室工作人员在高校后勤集团中是属于素质较高、任务较重、贡献较大的群体,其收入整体上应处于中上水平。在办公室内部,收入的多少又应与具体岗位和工作质量挂钩,引导办公室工作人员勇挑重担,力创佳绩。
　　2.荣誉激励。高校后勤集团办公室工作人员学历较高,绝大多数都具有本科学历,近年来,硕士、博士也大有人在,属于典型的知识分子。知识分子的身份使得他们非常看重单位、领导、同事对他们的理解、信任、表扬与肯定。集团在分配评奖评优指标时应对办公室有所倾斜,有条件的还可设立一些单项奖励;在设立兼职组织时,如服务质量考核小组,应将办公室相关工作人员作为主要成员纳入,肯定其在业务上的权威和核心地位;在员工开展具体业务时,应给予相关工作人员足够的空间,鼓励独挡一面地开展工作,鼓励创新,允许在可控范围内出现失误。
　　3.教育激励。高校后勤集团办公室工作人员属于知识型员工,非常看重自身知识的不断更新与综合素质的不断提升。集团应根据需要选派相关工作人员参加职业资格证书方面的培训,如秘书、内审员、人力资源管理师等,提升办公室工作人员的业务能力;应提供机会让办公室工作人员外出参观学习或经验交流,开阔办公室工作人员的工作视野;应鼓励办公室工作人员申报各级各类科研课题,甚至在集团内部建立科研基金,增强办公室工作人员的研究能力;应鼓励办公室工作人员在职攻读学位,予以报销部分费用,提高办公室工作人员的理论水平。
　　4.成就激励。高校后勤集团办公室工作人员综合素质较高,他们不仅仅将工作作为谋生的手段,而且当作事业来追求。马斯洛需要层次理论指出,人的最高层次的需要就是“自我实现”的需要。就办公室工作人员而言,成就感主要来自两个方面,一是职位晋升,二是工作成绩。对于表现出色,工作突出的,集团应及时予以提拔;对员工负责的工作,集团应极力予以支持,创造良好的条件,帮助员工得心应手地开展工作。