新形势下做好高校办公室工作的思考

摘要:高职院校办公室在学校管理系统中处于承上启下、协调左右、联系内外的中心地位。提升高职院校办公室工作水平,应加强队伍建设,提高人员素质;转变思想观念,树立现代意识;健全各项制度,实行科学管理;坚持与时俱进,不断开拓创新。

　　关键词:高职院校;办公室;提升水平;创新方法
　　
　　
　　高职院校办公室是学校的综合部门,是承上启下、联系左右、协调内外、沟通四方、保证学校各项工作正常运转的枢纽和桥梁,是协助学校党政领导决策和处理各种日常行政事务的办事机构。它的职能几乎涉及到学校现代管理系统中的决策、执行、督查、反馈等各个子系统。随着高职院校管理体制改革的深入和办学自主权的扩大,学校办公室的地位和作用更加突出,工作任务日渐繁重、复杂,如何正确认识不断变化的新形势、新要求,新任务,把握高职院校办公室工作的内在规律,不断提升办公室工作水平,是摆在每个高职院校办公室工作人员面前的一项新课题。
　　一、加强队伍建设,提高人员素质
　　培养和造就一支政治上要求强,业务上要求精、作风上要求硬、纪律上要求严的高素质办公室工作队伍是加强办公室建设、实现办公室工作科学化、制度化、规范化的基础。作为直接为学校的行政管理、教学工作和科学研究服务的办公室人员,应该努力提高自身的基本素质。
　　(一)提高政治素质
　　高职院校是培养适应生产、建设、管理、服务第一线需要的具有良好综合素质的高级技能型应用人才的主要阵地。办公室工作具有政策性强、责任大的特点,这决定了办公室人员必须具有较高的政治思想水平、较强的政治洞察力和政治敏锐性,在大是大非的问题上要立场坚定,旗帜鲜明,头脑清醒,抵御各种风险,应对各种复杂局面,经受各种考验,因此,办公室人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想,深刻领会党的路线、方针、政策,用科学发展观的理论武装头脑,不断提高理论政策水平,以避免出现政策性的错误。
　　(二)提升业务素质
　　高职院校办公室工作的性质和特点,决定了办公室工作人员必须具备“万金油”的本领。除了具有深厚的马克思主义理论功底和熟练的业务知识以外,还要了解国外高职教育的发展动态、管理经验、办学条件,具备较强的实际工作能力,具有使用现代化办公设备和娴熟的文字及口头表述能力等等。只有具备扎实的基本功,才能在实际工作中,特别是在偶发性或突发性事件中,运筹帷幄,立于不败之地。实践证明,办公室人员的知识面越广、经验越丰富,工作能力就会越强。因此,办公室工作人员要自觉加强学习,提高自身业务素质,不但要掌握一定文秘、行政管理、经济、档案、传媒学、组织学、公关学等方面的专业知识,还要学习先进的高职教育思想,用现代管理知识武装头脑,解放思想,开拓创新,不断提高办公室的现代管理水平。也要认真学习和贯彻执行《教育法》、《教育行政法》、《教师法》等教育法律,在法律、法规及规章制度的范围内行使自已的权力,开展行政管理工作,做到依法行政、依法治教、依法治校。努力做到一专多能、融会贯通,并能经常深入基层,开展调查研究,理性地思考学校建设与发展中遇到的新情况和新问题,不断丰富工作经验,提高应变能力、政策分析能力和组织协调能力,从而提高自身管理水平和办事效率。
　　(三)加强品德修养
　　办公室人员应树立正确的世界观、人生观和价值观,牢固树立为人民服务的宗旨,要有强烈的事业心和责任感;要坚持讲政治、讲正气、讲文明、讲团结、待人诚实、热情大方、廉洁自律、克已奉公、自觉抵制拜金主义、享乐主义、极端个人主义思想的侵蚀,不为私心杂念所左右,不为名利所困扰,以勤政廉洁的良好形象和出色的工作业绩实现自身的人生价值。三是要有吃苦奉献的精神。办公室工作无论是起草文件、组织会议,还是处理突发事件、协助重大决策,都十分繁杂而具体,就是我们常说的时间紧、任务重、要求高,很多工作看似小事、琐事,若办不好就可能出大事。另外,工作人员常常是无节假日,招之即来,加班加点是家常便饭。办公室工作的这种特殊性,就要求工作人员要有吃苦奉献的精神,做到重事业、轻得失,重奉献、轻索取,达到甘于寂寞、淡泊名利,甘当无名英雄的思想境界。
　　二、转变思想观念,树立现代意识
　　随着高职院校招生规模的不断扩大,教育教学管理体制的改革,许多新情况、新问题不断涌现,学校将在更宽的领域和更深的层次参与市场竞争,领导决策活动更加频繁,学校领导和广大师生员工要求服务的范围、内容、方式、方法等方面都在不断提高,以往传统的守旧思维方式和工作方法,难以适应新形势发展变化的要求。为此,办公室人员必须与时俱进,及时转变思想观念,树立现代意识。
　　(一)树立超前意识
　　俗话说,“凡事预则立,不预则废”。而这种“预”,就是指工作中的超前意识,也就是提前思考与谋划。对办公室人员而言,应该具备政治上的敏锐性、工作方向上的预见性、工作思路的全局性、履行职能的主动性。在实际工作中应做到四个转变,即由满足于办好具体事务向善于抓大事、谋全局当高参转变;由被动完成领导交办的任务向自觉开动脑筋主动提供服务、创造性地开展工作转变;由只注意较好地对内服务向增强开放意识、强化外联公关职能转变。树立超前意识,既是工作方式,又是工作目标,更是工作要求。
　　(二)提高服务意识
　　管理就是服务,可以说服务是办公室工作的根本出发点和落脚点。办公室工作最大的特点就是从属性和服务性。从属性是指办公室是领导决策的“参谋部”,是按照领导要求综合协调工作的“得力助手”,是协调领导处理日常事务的办事机构。服务性是指办公室为领导服务、为基层和师生服务。为领导服务,就是在任何时候、任何情况下,都要紧贴党委和行政中心工作,为党委和行政中心工作服务。要能够站在领导和全局的高度观察问题,构思工作,主动处理各种矛盾;要能够准确及时地把握领导意图,不折不扣地完成领导交办的工作任务;要善于把领导原则性意见转化为实实在在的工作成效。为基层、为师生员工服务,就是要发挥领导与基层、师生员工间的“桥梁”、“中介”作用,及时反映基层和师生员工的愿望与要求;认真做好上情下达,下情上报工作;发挥综合协调作用,热情为基层和师生员工办实事、办好事,遇到棘手的问题,也能够做到不推、不拖、不漏,真心实意为他们排忧解难。同时,要热情地接待每一位来办公室办事的人员,坚决杜绝出现“门难进、脸难看、话难听、事难办”的不良现象。
　　(三)增强责任意识
　　高职院校办公室工作肩负着对学校各项工作落实情况进行督促检查的任务,具有高度的责任感和事业心。因此,办公室工作人员必须忠于职守,爱岗敬业,尽力尽责。要想群众之所虑,急群众之所难,谋群众之所需,力求做到“权为民所用、利为民所谋”,要用一丝不苟、精益求精的态度对待办公室工作,要坚持深入细致、求真务实的工作作风,高质量、高效率地完成领导批办事务的督促检查,做到事事有交待,件件有回音。在工作中,既要对上级负责,又要对下级负责,把对上级负责与对下级负责统一于办公室的实际工作中。
　　(四)树立绿色办公意识
　　所谓“绿色办公”,主要是指在机关工作中树立节约自然资源的意识,主张从自身做起,从小事做事,大力开展“绿色办公”活动。一是精简会议。切实做到能协调解决的事情不开会,能小会解决的事情不开大会,能合并的事情不重复开会,为各级领导集中精力抓大事、抓实事提供时间保证。二是提高接待工作的水平。在接待过程中,注重人性化、人情化、人文化,在保证热情周到的同时,尽量节省经费、杜绝浪费。三是“无纸化”办公。运用校园网进行工作信息的传递、交流,减少纸张消耗,对必须使用书面交流的,则要求双面打印、复印。四是节约办公用品。严格按需编制采购计划,对于一些可以回收、再利用的办公用品,尽量重复使用,如欢迎条幅,每次使用后,要妥善保管,以备下次再使用。

　　三、健全各项制度,实行科学管理
　　建立健全各种规章制度和行为准则,明确分工与责任,按制度和原则办事,这是科学规范的前提。实行科学规范管理有利于日常工作有序、高效地运转,减少工作中的失误、矛盾和冲突,更有利于提高办事效率。
　　(一)严肃工作纪律,注意“公仆”形象
　　办公室人员工作在学校领导身边,必须增强自身的政治意识与责任意识,提高自身的政治敏感性,严守工作纪律,做到不该说的不说,不该问的不问。在上传下达的过程中,必须实事求是,力戒夸大或缩小,切不可改变领导意图,以免造成工作上的失误。在协调各部门关系的过程中,必须坚持尽职而不越位的原则,要有严格的自律意识,始终坚持自重、自省、自警、自励,保持个人的良好形象,决不能打着学校领导的旗号发号施令,更不能以领导的名义谋取个人私利。要时刻提醒自己做一个合格的“人民公仆”。
　　(二)完善办公程序,健全规章制度
　　高职院校办公天室工作纷繁复杂,随意性大,条理性较差,但却有其一定的内在规律性。只有把握规律,才能实现工作有序、高效、科学地运行。这就要求办公室工作的各个基本环节都要建立起一系列的规章制度。例如:公文处理、会务组织、请示与报告、督促查办、领导公务及公务接待等等,都要建立起完备的工作程序和相应的操作规程,使办公室的全体人员各司其职,各负其责,独立负责地完成各项工作任务。办公室的领导成员要定期召开会议,建立议事制度,研究总结工作中的经验和教训,部署下一个阶段的工作任务。这样可以避免临时动议,克服出现少数人、个别人说了算的一言堂、家长制的不良作风。办事程序和操作规程确定之后,领导就不得乱加指挥,盲目行事,更不能越级办事,这样才能使办公室的工作逐步走向制度化、规范化和科学化。
　　(三)实行目标管理责任制度,不断完善实绩考核办法
　　办公室工作涉及面广、千头万绪,必须把办公室的工作进行科学分类,定量分解,量化指标,使各项工作都有明确的时、空、质、量的要求,并分解到每个科室,落实到每个人头,做到目标明确,责任到位,落到实处。同时结合办公室工作实际,严格考核制度,建立健全办公室人员的工作实绩考核办法,对工作完成好的人员除给予表扬外,还应与岗位津贴的评定和年度评选等事项挂上钩,尤其是对政治素质过硬,文化层次高,组织协调能力强,勇于开拓创新,工作实绩好,群众公认的优秀者应大胆提拔和使用;对一些工作能力一般,校内外影响较差的同志要加强教育,实行优胜劣汰。只有这样,才能增强办公室工作人员的竞争意识和进取精神,调动办公室工作人员的积极性,塑造办公室工作人员的新形象。
　　四、坚持与时俱进,不断开拓创新
　　创新时代需要创新意识。江泽民同志曾指出:“创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力”。社会主义市场经济体制的建立为高职教育事业的改革和发展提供了机遇和动力,同时要求高职教育加快教育改革的步伐,这就给高职院校办公室的工作提出了新的要求。高职院校办公室必须适应形势发展的变化,坚持与时俱进,积极探索办公室工作的内部规律,解放思想,实事求是,在观念思路上有所更新,在工作方法和方式上有所创新,不断探求解决问题的新途径。
　　(一)思想认识的创新
　　由于办公室工作的辅助性的特点,被动性较强,工作方法往往拘泥于单纯的按领导的授权或授意下去办文、办事、收发传递信息。单纯凭经验办事、被动服务等。在知识经济时代,这种传统工作模式很难适应办公现代化的要求,因此,在新的历史条件下,办公室工作必须更新思维方式,摒弃那种照章办事的无主体的思维、急功近利的实证型思维、排斥异已的求同型思维、苟且无为的钝守型思维,大力发展和运用创造性思维,积极发挥工作的主动性和创造性。在工作中,要有开拓创新的勇气,树立敢为人先的敬业精神,积极认识新生事物,探索新规律;要大胆跳出经验主义框框,运用新的视角和手段,探索解决问题的新途径,提出新的见解;要充分挖掘自身创新能力的潜力,不断提高办公室工作的效率,努力为校领导的决策起参谋和助手作用。
　　(二)组织、协调的方法创新
　　高职院校办公室具有协助学校领导“总揽全局、协调各方”的重要职责,这就需要工作人员具有较强的组织策划和综合协调能力。对事关全局的工作和重大活动,办公室要精心策划、精心组织、精心协调、整合各方面的力量,形成整体推进工作的合力,保证中心工作的落实和工作目标的实现。对日常工作,要注意牵好头,多通气、多协调、多配合,充分调动各个方面的积极性,努力形成左右协调、上下配合、共同努力的良好工作环境,推动工作的全面落实。例如,在组织、协调大型活动时,应做到“活动有方案、事前有预演、事中不可预见的因素有预案、事后有总结”;在提交会议讨论决定的议题,在会前应组织相关部门调查研究,凡是涉及两个以上部门业务的议题,会前应充分交换意见,尽量协调一致。另外,对政务性工作的协调要注意原则性和灵活性的统一,不折不扣地贯彻领导的意图和指示。一定要在授权和职责范围内协商,注意讲求灵活性,在不违反原则的前提下,只要符合实际情况,可以采取灵活多样的工作方法。要养成遇事同大家商量的习惯,讲求互相谅解,尊重对方,理解对方,切不可盛气凌人,更不得以势压人。
　　(三)转变工作作风的方式创新
　　工作作风既是个人特质的反映,也是群体形象的体现,工作作风的好坏,会直接影响对个人或群体的评价。办公室是学校对内、对外的“窗口”,作风建设具有示范带头作用,更为广大师生员工所关注。办公室工作的性质,要求其每一位工作人员重视自身工作作风的转变,继承和发扬优良的工作传统,坚持密切联系群众,大力倡导勤政、廉洁、务实、快捷的工作作风,坚决克服形式主义、官僚主义、享乐主义,力戒浮躁浮夸的坏作风。必须正确处理个人利益与集体利益的关系,要有一种不计较个人得失的精神境界,弘扬吃苦耐劳的精神,养成连续作战的作风,时刻牢记奉献精神;必须牢固树立时间观念,增强只争朝夕的紧迫感和责任感,切实做到“当日事当日毕、急事急办、特事特办”,及时完成领导交办的工作任务,克服办事拖拉、作风疲沓、时间观念不强的毛病,树立为领导服务、为教学服务、为师生服务的思想。
　　
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