药品生产企业新版GMP文件管理系统编写研究

摘要：本文根据新版GMP文件管理的要求，分析了文件管理对于药品生产企业的重要性，从而提出符合新GMP要求的具体的文件管理方法，并对文件系统编写过程中可能遇到的问题提出一些看法。

关键词： 药品生产企业   新版GMP  文件管理系统  编写

药品生产企业都应有一个专门的文件管理员进行文件的编写和归档管理，以此体现文件管理的重要性。文件的管理和编写是药品生产企业的必备要素。

GMP[1]是国内所有药品生产企业必须遵守的基本准则。新版GMP文件章节强调了良好的文件是质量保证系统的基本要素，细化了文件管理原则，明确了文件管理的范围。一个制药企业能否良好运行，不能仅仅依靠厂房、设施、设备等硬件方面的改进，还必须重视软件的管理。企业必须做到一切工作文件化，文件是企业的行为准则，文件是企业的“法律”，反对抄袭、照搬硬套和执行文件走过场或视文件为装饰品的做法，我们不仅仅应该关注文件的符合性，更应该关注文件的有效性。我们药品生产企业要做好软件管理的基础，建立一个合理、规范、完整的文件系统，使药品生产管理的各个环节都有章可循。

1.文件管理对于药品生产企业的重要性：

药品生产企业实施GMP，硬件是基础，软件是保证，人员是关键。从目前的实际情况来看，我国许多药品生产企业在硬件建设方面普遍投入不足，人员素质还未能得到全面提高。因此，软件的完善就显得尤为重要。从资源应用角度考虑，GMP牵涉到的这三个基本方面，比较容易改进的是软件和人员，而改进成本最低、效率最高的则是软件。由此可知，软件的完善，尤其是文件系统的完善，是我国制药企业进行GMP建设的首要任务。建立一个完善的文件系统的主要目的是：

第一，明确文件的范畴。第一百五十八条指出“本规范所指的文件包括质量标准、工艺规程、操作规程、记录、报告等”。以往很多企业对于各类文件区别对待，如质量标准、工艺规程不按照文件管理方法进行管理，记录、报告编制随意，部分类别文件不经质量管理部门审核等情况。文件范围的明确有助于企业规范管理各类文件。

第二，提供质量标准。如新版GMP规定，物料和成品应有经过批准的现行质量标准;必要时，中问产品或待包装产品也应有质量标准。按照规定，这些标准的一般内容应包括对物料的描述、取样检验方法、定性和定量的限度要求、贮存条件及有效期等内容。

第三，明确管理职责。企业应当建立质量管理系统，并以完整的文件形式明确规定不同岗位人员的工作职责，使生产管理活动和质量控制活动按照书面规程进行。

第四，规范生产操作。为达到规范生产、保证产品质量稳定的目的，首先需要使生产人员操作标准化。因此，企业应当将生产过程中所涉及的一切操作程序用书面文件加以规定，如厂房清洁消毒规程、设备维护保养规程、仪器校准规程等，使每个部门、每个岗位、每位职工的工作规范化、程序化、标准化，一切言行要以文件为依据，照章办事，明确责任，避免因语言差错而造成行为上的差错。

第五，跟踪产品情况。生产全过程应当有仪器或手工的记录，并妥善保存，以便于查阅，追溯产品历史。这些记录包括确认和验证记录、批记录和发运记录等。新版GMP强化了记录类文件的管理内容，在很大程度上纠正了部分制药企业只重规程而忽视记录的错误思维。

2.文件管理系统的流程及编写方法：

“文件管理系统的编写”从这句话中，我们可以看出文件重点在于管理和编写。为什么文件需要管理编写呢？而我们通常又需管理编写哪些内容呢？

2.1文件管理系统的流程

文件管理指文件的设计（分类）、制定（起草）、审阅、批准、培训、发放存档、旧文件收回并销毁，到使用、组织评审和变更等的一系列过程的管理活动。其控制流程图如下：

2.2文件管理系统的编写方法：

根据新版GMP管理要求，将文件管理系统结构分为以下4类：

Ⅰ级：政策类，比如质量手册、质量方针、工作职责和质量目标等。

Ⅱ级：管理程序、工艺规程、生产处方和质量标准等。

Ⅲ级：各种标准操作规程。

Ⅳ级：记录。

2.2 文件的起草

文件的起草原则上执行谁使用谁起草的原则，一般由本部门的技术人员负责起草。

使用部门的人员从事相关文件的编写工作，一方面可以在编写过程中理解和掌握GMP对自己工作领域的具体要求;另一方面由于了解文件内容，有助于文件的实施。如设备的维护保养规程由主管设备的专业人员来起草，编写完成后用于规范设备管理人员的维护保养工作，可操作性强。职责文件由人力资源部门起草。起草人根据本程序规定的标准格式、基本构成、语言及字体等要求起草文件，内容及用词要正确清楚。如果编写人员是非专业人员，编制出来的文件往往会与实际生产脱节，使用者与文件的磨合过程也会相对较长。

文件编写应采取“自下而上”的方式，先由使用人员起草，然后交主管部门审核、修改。

2.3文件的格式和内容

文件编制时要有统一的格式，这样不但条理清楚，层次分明，而且有利于文件的分类、使用和保管。

页眉。对于Ⅰ、‖、Ⅲ级文件每一页都应有页眉，页眉包括公司的图标和中文名称、文件标题、文件编号、页码/总页数，文件的生效日期。

页脚。页脚在每页的底部，距边界1厘米。包括页码。页码统一用阿拉伯数字表示，英文版用“page XX of XX”，中文版用“第XX页，共XX页”。

首页。首页由一个文头表格，包括公司名称，文件标题，文件级别、被替换文件、发放编码，起草人、审核人和批准人的签名和日期，颁发部门和发放部门等。

正文。一篇完整的文件其结构应包括目的、适用范围、职责、参考、术语和缩略语、程序正文、附录、相关表格及变更历史等内容。
其具体书写格式如下：

目的、通过实施一个文件所要达到的目的。

适用范围：用于描述一个文件所涉及的对象和范围，如人员及他们的行为、设备、仪器、场所等。

职责：本项下应列出对一个文件的实施负有特定责任的人。

参考（非必需）：列出参考文献或文件，不需要版本号。

术语和缩略语（非必需）：（对文中所涉及的专业词汇、常用词汇做出准确的解释）

程序正文：这是文件的主要部分，它包括了完成某操作所需的主要步骤、方法或程序。如果是生产、设备、仪器等的操作文件，还需要增加相关的安全环保的注意事项及异常事故应急处理方法等。

附录（非必需）：列出附录标题。在使程序更清楚、完整的情况下有必要加上附录，如照片、流程图、执行的格式等。所有附录应用“附录1”，“附录2”等加以表示。附录应作为文件的一部分进行编页。

相关表格（非必需）：列出与该文件要求相关的表格标题和编号，不需要版本号。

文件变更历史。

以上所列出的9条中，标明非必需的，如果该文件不涉及的话就省略。

文件版本号的编写原则。文件版本号用“D*”表示，D表示修订，D 表示版本号，从1到99。D0表示“第一版”程序。第一次修正，“D1”将代替“D0”，表示第二版文件，而原始编号将打印在“替代”栏内。第二次修正，字母“D2”将代替“D1”，而第二版文件的编号将打印在“替代”栏内。依次类推，第三次、第四次等的修正 按照阿拉伯数字依次递加。

2.4文件的审阅

由文件管理员决定负责部门领导或适当的被指定者审核文件。第一级审阅由本部门的负责人进行，第二级审阅由相关部门负责人进行。所有与GMP有关的文件都必须有质保部部长参与审阅.阅人应对文件内容和用词的准确性、正确性进行审核。文件的审阅人一般为文件起草使用部门的负责人。审阅人应对文件的内容负责，尤其是对文件的合法性、可操作性、规范性把关。必要时，起草后的文件可由文件管理部门组织会审，会审人员包括文件使用部门负责人和相关管理部门负责人。如文件经审查需要修改，则通知起草人进行修改，再进行审阅。经审阅最后确定的文件，由文件管理员统一分类、编码。

2.5文件的批准

所有与生产、质量和GMP有关的文件都由生产副总或质量副总批准。与产品生产、质量和GMP无关的文件（比如财务，EHS等），由公司总经理批准。

由质量副总、生产副总或公司总经理批准后，原件交给文件管理员。

2.6分发

根据文件中规定的发放范围发放，文件管理员做好“文件分发和回收记录表”;每个文件应该编号发放，文件管理员负责文件发放编号的发放登记，每份文件必须编排发放编号;分发时相关部门人员需签字接收文件复印件，并将其保存在相应的区域。文件的正式复印件包括附录页的每一页应被盖上“受控”红章;未列入文件分发部门，但确实工作需要此文件的部门，可由需要人提出书面申请、注明需要份数，本部门负责人审核、质量副总批准后，由文件管理员根据申请份数增发，然后申请部门相关人员签字接收。

2.7归档保存

文件批准后，文件管理员根据分发部门进行复印并做好“文件复印记录”，并多印出一份留作文件存档，文件管理员部门负责人需对文件复印记录进行审批;原始批准的文件由文件管理员保存留待增发;文件原始件由文件管理员严格保管;作废的文件原件经加盖“作废”红章后归入“作废文件档”;文件当前目录清单由文件管理员将其软拷贝存放于指定目录下以供查阅。文件管理员可以修改目录清单，其余人仅可查阅;文件电子拷贝由文件管理员统一管理;文件管理员应把文件及文件表格存放至其专用的目录项下;文件管理员的电脑应有开机密码，专用的文件文件夹也应有密码;文件生效后，文件管理员将软拷贝放入相应的文件夹中，文件软拷贝文件命名方式统一用文件名称加编号来命名;该目录下的文件只有文件管理员有权进行编辑修改并保存，修订者如需某个文件的软拷贝，可将其“另存为”到自己的文件夹中进行修改。

2.8培训

一个新的/更新的文件经批准分发后，由文件起草人或文件涉及到的部门培训师，在文件生效前进行培训，只进行了简单、微小、不影响员工完成工作的更改的文件，只需相关人员传阅即可，受训员工需在文件培训记录本上签字及日期，表明已经了解相关内容。该记录本由各部门培训师保管，用以记录培训日期、培训内容、受训者签名。

2.9回收与销毁

发新文件的时候应将被替代或已作废的文件交给文件管理员回收并销毁。保证所使用的文件都是当前版本;作废的文件积攒到一定数量后要集中销毁一次。文件销毁应填写“文件（记录）销毁记录”;文件销毁一般采取焚烧的方式，销毁时应有监督人现场监督。

2.10文件的撤销

由于别文件变更，导致此文件作废的应及时撤销此文件，并收回且销毁;若一个文件和另一个文件的内容所体现的是一个方面的知识，则应从中撤销一个与之相关的文件，并收回且销毁。

2.11使用

在生产和操作现场应存放相应的文件，使操作者在任何需要的时候都可以很方便地找到;文件持有人要妥善保管受控文件，不得在文件上划、改，不得外借、复印文件;在现场出现的文件，文件或其中的插页都必须是当前版本且盖有“（受控）”红章;如果文件破损严重影响使用时，到文件管理员处以旧换新，并在发放记录“备注”栏中注明原因。

3.评审

文件管理员应在文件到期前2个月通过电子邮件或其他有效方式向相关人员提交效期不足2个月的文件清单。

如果文件不需要修改，文件的组织评审人员应填写“文件评审记录”，注明无需变更、修改或作废的理由，交质量副总或总经理批准。如果一个文件经审阅后不作更改继续生效，相关人员应在该文件失效前通过电子邮件或其他有效方式通知文件管理员，并抄送给相关部门文件管理员，相关部门文件管理员接到通知后，将在相应文件原件的文件变更历史的变更描述空格盖“已审阅，无需变更”红章并在生效日期栏内盖上继续生效的日期。

4.记录的管理

记录是文件系统的一个重要组成部分，能详细反映药品生产状况、员工工作情况、设备运行状况。可用于对药品生产过程的回顾与追踪，能够体现企业执行GMP的实际情况。新版GMP要求，与本规范有关的每项活动均应有记录，如：确认和验证、生产、包装、变更控制、偏差处理、培训等。所有记录至少应保存至药品有效期后一年，确认和验证、稳定性考察的记录和报告等长期保存，以保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯。同时，新版GMP要求记录真实、清晰、详尽、清洁，不得撕毁和任意涂改。记录的保管和销毁应遵循文件管理规程，不得随意处理。

5.文件移交

当公司人员发生变动（如离职，工作岗位变动等），相关的文件应办理移交手续。移交人员填写“文件移交清单”，双方在清单上签字确认。“文件移交清单”原件由文件管理员保存。

文件的作用主要在于它可以作为传达和贯彻执行企业的管理方针、政策、处理事务以及部门之间联系的一种工具，其体现以下两个方面：

领导指导作用：企业可以通过制发文件来部署各项工作，传达管理方针、政策、制度等，对工作进行具体的领导与指导。

行为规范作用：企业的制度规定都是以文件的形式制定和发布的，这些规定性文件一经发布，需遵照执行，不得违反。

总而言之，我们要意识到文件管理的重要性和必要性，并做好药品生产企业相关文件管理的方法。文件是确保信息有效传递和管理的工具，按新版GMP要求文件系统的要求是一项细致、繁重、长期的工程，需要各部门提供最优质的资源，使操作规范化、合理化，从而有效地指导生产，大大提高药品生产过程的重现性，从而确保产品质量，降低风险。因此，企业在改进硬件条件的同时，应不断提高文件管理水平，以达到新的标准。

参考文献：

[1]中华人民共和国卫生部.药品生产质量管理规范（2010年修订）[S].（2011-01-17）[2014-12-3] http：//www.sda.gov.cn/WS01/CL0053/58500.html.