如何提高高校学院办公室工作效能

【摘 要】高校学院办公室效能代表了学校教学质量，也是高校发展效率的主要影响指标。文章分析了学院办公室的功能，并且对学院办公室的具体特点进行阐述，提出了几种可以提高办公室工作效能的方法，希望为高校建设发展做出贡献。

　　【关键词】高校学院；学院办公室；工作效能
　　新时代教育体系不断改革，高校管理制度也发生了很大的转变，学校由传统管理方法逐渐转向宏观管理。高校将权利下放，将管理重心放在基层管理之中，加强办学与管理工作的自主权，有效提高学院管理水平。而作为基层的管理部门，学院办公室的工作方式与职能发生了极大的变化。如何有效提高学院办公室工作效能，完善教学管理体系，为教育改革提供支持，是高校管理必须重视的问题。
　　一、学院办公室的特点
　　（一）工作量大
　　高校学院办公室作为基层核心管理部门，具有工作量大的特点。在高效管理体制中，学院管理部门与学院日常工作是通过学院办公室进行沟通的，教学、学生、科研等工作需要通过办公室进行传达、实施。而且学院发展过程会发生很多问题，这些问题都需要学院办公室进行协调与处理，可以说学院办公室肩负了高校整体运营的所有问题。
　　（二）时间性强
　　社会发展速度不断提高，而学院管理也更加重视时效性，相关职能部门需要在任务下达后，通过规定时间完成任务。如果单一部门无法在规定时间内完成任务，需要配合其他部门进行工作，如果没有良好的沟通，就会发生矛盾问题。任务超时完成或者质量下降都会影响学院正常运行效果，也会造成部门工作水平整体下降。
　　（三）工作要求高
　　学院办公室作为高校管理的窗口，其工作效果对学校形象的影响较大。学校办公室与各级部门、兄弟院校的合作交流中，工作水平直接影响学校发展速度，学校领导层将交流与沟通的重任交给学院办公室，对工作人员办公水平自然有很高的要求。工作人员必须具备一定业务水平与职业素质，使部门工作更加迅速，有效提高学院管理水平。
　　（四）突发事件多
　　学院办公室日常工作较为被动，与其他独立性较强的部门有很大差别，而且工作需要面对许多突发事件。为了处理事项时符合学校管理发展方针，也要达到管理标准，处理的方式与程序就无法随意改变，这种被动处理法会增加事务处理难度，导致加班现象经常出现。
　　（五）人员素质不平均
　　许多学院办公室存在重视实际工作的现象，而没有对工作人员进行定期培训，也有一些人员没有明确学院办公室的管理重点，造成办公室只能处理日常琐碎事务，工作效率不断降低。办公室内部缺乏沟通，同院系工作人员没有进行统一培训与交流，一些办公人员属于分配岗位，并没有专业的现代管理技能。这些问题都会导致管理人员缺乏专业水平，办公室人员也无法明确前进与发展的目标，服务职能不明确，管理方法较为落后。
　　（六）工作方向多
　　作为基层管理机构，学院办公室可以提供事务处理、问题咨询、关系协调、参与政务等功能。学院办公室的日常工作大多是事务工作与服务工作，其中包括组织会议、处理公文、教学管理、研发管理、学生管理、后勤保障等，学院办公室即服务了相关部门、管理部门、广大职工，也为全体学生提供了帮助。目前高校主要使用的办公室功能为事务性服务，作为学院管理的枢纽，学院办公室必须沟通学生、教师、管理者的关系。
　　二、提高学院办公室工作效能策略
　　（一）优化人员结构
　　管理队伍的素质水平，直接影响学校发展的成败。为了提高学院办公室管理水平，首先需要优化管理队伍结构，通过科学的管理方法，提高工作人员素质。
　　1.为了合理划分办公室结构，需要在设置岗位与人员分配上，合理调控人员组成，根据职称、年龄、性别、学历进行划分，并且按照实际工作能力与人员流动情况，定期进行补充与调动，加强工作人员职业素质与思想政治水平。由于办公室工作繁琐，所以经常被人称为“打杂人员”，工作人员不仅要面对每天繁琐的工作任务，还无法被人理解。所以需要培养办公人员的幕后精神，加强思想政治教育，培养出爱岗敬业、默默奉献的革命精神。
　　2.提高办公室的工作效率，必须具有高度契合的人员协助能力。办公室工作十分繁琐，虽然进行了简单的分工，但是许多事务工作成分复杂，有时两者互相协作与配合，可以有效提高工作效率。办公室成员必须凝聚在一起，齐心协力为学校发展做出贡献。在办公室中实施首问责任制是非常有效的方法，无论什么问题与工作，只要有办公人员进行询问，被询问者必须认真回答，并且积极帮助办公人员完成任务，不能推卸非自己职责范围的工作，充分体现出办公室协作精神。
　　3.学院办公室的工作效能，归根结底是每一位工作人员业务水平的外在表现，所以必须提高人员专业水平与职业素质。学院办公室虽然工作较为繁琐，但是也需要较高的业务素质与水平，高校必须定期对办公人员进行培训。在办公过程中，请专业管理专家开展讲座，帮助办公室人员学习新的管理方法，并且定期组织管理人员到其他高校学习管理经验，也可以通过学院之间的交流，提高兄弟院校亲密度。
　　（二）完善管理规章制度
　　提高办公室管理水平的第一要素，是一系列完善的管理规则制度，管理制度必须科学、健全。学校管理必须由合理的规则进行约束，为了提高学院办公室工作效能，需要根据实际管理情况，制定出符合学校发展、切实可行的相关制度。虽然许多高校办公室都有一定量的规章制度，但是并没有形成系统的管理体系，随着学院的发展与壮大，许多传统制度已经无法符合时代的发展，必须对规则制度进行调整与修改，使其符合学校与时代的发展。规章制度必须有效，不能随意进行更改，所以在建设初期，必须进行详细的分析与思考。健全的规章制度可以为办公室管理提供依据，也为管理制度的实施提供支撑。执行管理制度必须公平、公正、公开，加强管理制度的有效性。通过健全的管理规范可以增强办公人员职业道德，并且自觉遵守相关法律制度，在办公室形成一种良好的工作氛围。在进行管理的过程中，必须重视人性化管理，坚持以人为本的管理方针。高层管理人员需要为每一位工作人员制定出发展策略，使办公人员在工作的过程中实现个人理想，通过合理的发展目标，激发办公人员工作积极性，提高办公人员的创造能力。
　　（三）加强作风建设
　　为了有效提高办公室工作效能，必须树立正确的办公室作风。学院办公室与院领导相互合作，为学校日常教学、项目研究、师生员工进行服务，所以提高服务意识可以有效提升办公室作风建设速度。办公室人员应当抱有不追求名利的精神，从被动服务转变为主动服务，增强误服意识，工作效能自然会得到提高。日常工作中雷厉风行，遇到事情不推脱，积极帮助同事与师生处理事务，做到精准、及时的服务。必须要有认真的工作态度，坚持踏踏实实的工作作风，为人处事和蔼、可亲，根据问题的实际进行解决。办公室作风应当严谨，而且要深入学院之中，存在于每一位教师与学生身边，与科研、教学相结合，有效提高办公室工作效能。
　　三、结语
　　为了提高学院发展速度，必须从提高办公室工作效能做起。而提高办公室效能是一项长期的工作，办公人员与学校必须共同努力，积极学习与研究学院管理方法，使学院办公室工作效能更加优异。明确办公室管理的核心内容，就可以提高办公室工作效能，为学校的改革与发展做出积极贡献。
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