学院办公室管理工作效能的措施

    摘要：学院办公室有其重要的作用，对其管理的好与坏，运转的如何，直接或间接的影响整个学院的日常工作。本文结合办公室工作，对学院办公室管理工作效能的措施进行讨论。

　　关键词：学院办公室 科学管理 措施
　　学院办公室在学院的组织体系中占有重要位置，发挥着承上启下、协调左右、联系内外的重要功能，承担着参谋助手、督促检查、综合协调等重要职能，是展示学院管理水平和精神风貌的重要窗口，是学院管理的中枢神经。在新的形势下，如何提高学院办公室工作水平，使高效、更好地发挥其职能作用，都具有重要的意义。
　　一、学院办公室的工作
　　办公室工作管理科学化程度的高低，直接关系到全院工作水平和层次的高低。
　　（一）学院办公室是领导的好参谋
　　办公室人员要充分发挥主观能动性，充分了解情况，及时准确地提供决策所需的数字和资料，抓住机会巧妙提醒，积极为领导出谋划策。要把工作想在前面，全身心的协助领导进行各项工作，并在这一过程中，学会学习，善于总结，不断提高自身水平，在完成领导交办的各项任务的同时，协助领导做好工作决策，成为领导倚重的智囊。
　　（二）学院办公室是一个综合部门
　　学院办公室是一个综合部门，负责会务、秘书、办文、车辆、接待、档案、信访等工作，承担者办理、沟通、协调、联系等诸多事务。贯彻执行学院和有关部门的文件、决定，发挥承上启下、内外联系、协调关系等功能，负责处理学院的日常工作，其每一项工作都与全局有着密切的联系，既要直接协调方方面面，把工作落到实处，及时解决工作中出现的各种问题，协助领导理顺工作、化解矛盾。
　　（三）学院办公室是提供后勤保障服务部门
　　为学院当好总管，为师生员工服务、为领导服务、为学院的各部门服务，千头万绪，要正确处理好发展与社会需要，与师生利益、与资源整合、与和谐稳定等各方面的关系，促进学院建设和其他各项事业协调发展。
　　二、做好学院办公室工作的措施
　　学院办公室是学院的综合性办事机构，管理实施各项工作；在学院管理中起着中枢的作用。
　　（一）管理以人为本，提高工作积极性
　　管理以人为本是指在学院办公室管理活动中，充分发挥职工的工作积极性和创造性，达到学院办公室工作效率等目的。在平时的办公室会议中，注意加强交流工作人员的思想，及时解决工作中的矛盾，提出工作中的不足，促进各院系人员之间协调统一，创造一个和谐的工作环境。经常与办公室人员谈话，了解其工作心态，特别要注意其心理的“疙瘩”，尽早地解决心理的不愉快，调节其工作的心态，形成良好的团队，达到最佳的工作状态，实现办公室工作的高效运转。
　　（二）加强绩效考核，完善工作制度
　　学院办公室工作制度化规范化是提高办公室工作水平的保障。作为学院领导的秘书机构，是承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽，承担的工作杂事多，小事多，需要处理大量的事务性工作，千头万绪。只有完善学院办公室工作制度，严格执行办公室有关日常管理的各项制度与规范，对办公室工作中会遇到一些突发事情或制度未明确的工作建立统一协调处理机制，加强绩效考核，才能提高工作效率和管理水平，才能工作的忙而不乱，做好各项基础工作，为年轻人提供学习机会和晋升渠道，提高员工积极性，确保学院办公室各项工作顺利完成。
　　（三）提高学院办公室人员素质及工作能力
　　学院办公室人员要站在领导的角度，善于抓大事，谋全局，创造性地为决策层献计献策，因此其人员素质及工作能力决定着学院办公室工作效率和质量。只有提高学院办公室人员素质及工作能力，打造一支高效履职的队伍，才能切实提高学院办公室工作效率和质量。完善外出学习工作制度，借交流学习机会，开拓学院办公室工作人员的视野，增强其服务工作能力，实现学院办公室自身的协调、可持续发展。
　　（四）采用现代化办公设备，提高学院办公室的效率
　　学院办公室是工作面涉及很广的部门，信息量非常大，它的工作内容涉及学院的全部工作，是学院信息的“汇总地”。学院办公室日常工作要办公自动化、信息化，应用办公软件实现灵活运用系统工程、决策科学、行政管理等现代科学知识，向事务处理信息化、咨询决策智能化、指挥调控现代化，从而提高学院办公室的工作效率。收发文件并监督实施是学院办公室最重要的工作。学院档案管理和材料积累是越来越多，利用好现成的电子文档格式是档案管理和材料积累应用现代科学技术做好分类管理，是档案工作现代化的重要标志，可以利用现代化的电子计算机网络技术、现代化的通信技术等实现档案工作的信息传递网络化、档案信息缩微化，并且提高档案的保护水平等。
　　（五）勤于调研，创新观念
　　对教师、学生提出的一些有关切身利益的事情要及时妥善的处理解决，对一些超出办公室的责权范围内的，或是难于决断的事情要及时向学院领导汇报，并同当事人解释。对工作中重点难点问题加强调研，积极主动进行调研、收集信息，并根据领导工作的需要对信息进行筛选、深缩，及时、准确、全面、真实地将信息传递给领导，为领导出谋献策；在工作中尽可能想领导之所想，参领导之所需，谋领导之所求，做到谋在点子上，参在要害处。
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