如何提高办公室管理的科学化

     摘  要 当前无论哪个企业和单位都有办公室管理部门，在很多单位看似可有可无的部门，其实却是发挥着重要的作用。

　　关键词 办公室 管理事物 分析
　　
　　办公室是一个企业不可缺少的重要部门，之所以重要是因为办公室具有管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询等多项职能。这些职能发挥得好坏，对企业及其它部门的全局工作有着直接的、重要的影响。
　　办公室管理工作千方万绪，如何发挥办公室综合枢纽作用，如何加强办公室管理工作， 相信是个不轻松的话题。做过办公室主任的人都知道， 很难，但是总有人来做，来管，管理要从健全制度、创新机制、落实责任三个方面下功夫，这三个方面做好了，办公室工作各类纷繁复杂的工作也就迎刃而解。
　　1办公室管理事务的内容
　　在当前的行政办公管理的过程中，离不开办公室管理事务，其办公室的主要工作分为以下几方面：
　　首先，做好办公室的各项基础管理工作，涉及规章制度的健全和完善、文件的办理和归档、文字的处理工作、统计报表工作、宣传报道工作、宿舍管理工作、人力资源管理工作等。在办公室工作人员较少的情况下，没有落下，没有拖后腿，尽管有些繁忙，但总体而言是较到位、较全面的。
　　其次，做好服务策划工作。办公室工作的立足点就是搞好服务：为领导服务、为各科室车间服务、为一线员工服务。为公司的发展，为员工安心工作做好后勤保障，在条件允许的情况下，积极做好企业的“后勤部”。
　　其三，做好团结协调工作。办公室作为“矛盾集合体”与各部门精诚团结、协作共进，配给各部门搞好工作、处好关系。各科室，办公室之间通力配合，积极配合相关部门，做好工作。
　　2做好办公室管理工作需注意的方面
　　要做好好办公室管理工作，首先，应当弄清办公室的工作特点。作为办公室，其主要职能包括：上传下达、文秘工作、商务宣传、车辆管理、后勤管理、档案管理、办公物品管理、制度实施过程中的监督以及其它事务办理等诸方面工作，与业务科的工作是千差万别。办公室工作繁杂、零乱，头绪多，既要对外树立形象，搞好宣传和协调，又要对内负责。从维护机关运行的稳定性和规章制度执行的严肃性来讲，“照章办事”应是办公室工作的主要立足点。办公室工作人员只有在把握好这些工作特点，才能真正在思想上提高认识，树立大局观念和全面服务的思想。
　　其次，办公室工作原则性强，必须不偏不倚地执行领导的管理意图，从单位的实际出发，把握住大的原则和方向。无论是办公用品添置，还是车辆维修，作为办公室工作人员首先要对所购物品或维修是否必须做出判断和分析。在报请领导批准时，不能搞特殊、徇私情，要对领导负责，对单位负责。这就要求办公室一方面不断完善各项管理制度，将大的原则落实到各项具体规定中，凡事做到有章可循，实行静态化管理；另一方面要在加强制度化管理上下功夫，因为好的制度要靠执行才能收到实效，才不会出现以权谋私、欺上瞒下的现象。
　　第三，只有加强办公室人员的分工与合作，才能充分调动办公室人员的积极性，最大限度地堵塞漏洞。办公室工作千头万绪，这就要求办公室人员分工明确，各管一摊。这样一旦遇紧急或突发事务，才能全力去做，保证及时解决。如果分工不够明确，出现推诿现象，势必影响工作的正常进度。到最后，工作拖拖拉拉，不但有害同事间的感情，影响到下一步工作，也损害办公室整体形象。在强调分工的同时，要加强同事间的合作，才能取长补短，增进同志间的情谊和默契。
　　第四，办公室工作人员应当时时处处多留心、多注意，做到积极主动。作为一名办公室工作人员，犹如单位的监视器，出现问题应及早发现。何时何地也不能忘记自己的职责，多留意单位的情况，发现或听到问题，要积极主动，尽快解决。遇有问题，稍有拖延，到最后不是问题成堆，就是留下后患。因此，办公室工作人员遇事积极主动，既做到细致入微又做得雷厉风行，坚决杜绝拖拉的工作作风，从而减少办公室工作中的疏漏。
　　第五，作为一名办公室办公室管理工作者，在办公室工作中起着重要的承上启下的作用。如何发挥个人能动性，调动好办公室人员的积极性，形成团结向上的战斗集体，是办公室管理者努力奋斗的目标。日常工作要求办公室管理者是个多面手，无论是文字与宣传，还是财务，办公室管理者都要以身作则、带头去干。在工作中靠发号施令、指指点点，有时不但解决不了问题，还会将问题搞复杂，进而失去同志间的信任，直接影响工作进程。说一千道一万，不如用实际行动带动大家一起干。只有在搞好办公室人员团结的基础上，抓大放小，分工合作，各负其责，才能充分调动大家干好工作的积极性，给领导当好助手，给单位做好服务。
　　3办公室事务管理的创新点分析
　　3.1统筹兼顾，做好三个善于
　　办公室工作在时间安排上大致可以划分为日常性工作（文秘、档案、接待、司机、信访等）和突发性工作两类（上级突然分派任务、特殊时期的特殊事情），繁重的日常工作和不可预测的突发性工作决定了办公室必须具备统筹安排的基本素质，否则就只能手忙脚乱。精神疲惫最终导致效率不高、质量不佳，所以要做到三个善于：一善于制定计划，忌盲目。办公室工作虽然杂，但仍有一定规律的。二善于主动工作，忌被动。对于常规性工作必须早做部署、早做安排，如工作计划、工作总结，档案整理等工作。三善于突出效率，忌拖拉。凡事已经明确了的工作任务要在规定的时间内完成，否则只能造成工作积压。
　　3.2和谐相处，加强三个协调
　　无论办公室工作的任务繁杂程度如何，服务领导、服务基层、服务群众始终贯穿与各项工作始终。只有争取理解服务的内涵，分清服务的层面，把握服务的深度，才能抓住办公室工作的核心。
　　（1）上行协调多汇报。在落实上级和局领导的指示及配合上级有关部门的调研中，坚持多请示、多汇报，认真做好各项协调配合工作。 　　（2）平行协调多交流。办公室与其他部门加强沟通，密切配合，相互扶持，保证机关的正常运转。办公室有一条工作原则，属于办公室的工作要完成，不属于办公室系列的工作找到了也要完成，不属于办公室的工作发现了问题要说话，及时与业务科室沟通，不能让工作出现真空。
　　（3）下行协调多帮困。要坚持联系基层、服务基层，加强与基层的联络与协调，倾听他们的意见，帮助他们一起解决困难和问题。
　　3.3不断进步，实现三个提高
　　一提高规范化管理水平。规章制度要细化，要准确，要完善，照着能做、有操作性。建立健全综合协调制度、考核评比制度、督察督办制度、信息报送制度等各项规章制度，使之有章可循，有规可依，违制必究，真正做到用制度管事管人。二提高队伍素质水平。办公室工作政策性强，涉及面广，工作人员的素质直接关系到完成工作的效率和全局形象。三提高学习调研水平。加强学习和综合信息调研是当前办公室工作的重点。这就要求我们从办公室的实际出发、加强业务培训和业务考核，提高每个同志的文字表达能力，综合协调能力和调研分析能力，使办公室工作既出工作，又出人才。
　　3.4做好办公室工作，必须强化下四种意识
　　首先，大局意识。办公室的工作是政策性、全局性很强的工作。想问题应站更高一些，办事情要有全局意识。心中要有一本账，对各个教研室的情况要非常清楚，精于结合，把工作具有创造性地开展起来。
　　其次，服务意识。为教学、为科研、为教师搞好服务是办公室最重要工作职责。做好办公室的工作，必须要强化并提高人员的服务意识。衡量办公室工作好坏的其中一个标准就是要看所做的服务能不能让领导满意。要自觉做到标准上求高，措施上求严，工作上务实，不断拓宽服务层面，提高服务水平。
　　其三，参谋意识。办公室是一级领导决策的参谋部，办公室人员不能只听命令办事，应该围绕工作的中心，全心全意的为做好决策服务。一是要贴近领导的思路，为领导考虑，要谋在问题的关键处。二是要提前运作。在决策前先调查研究，结合实际情况，提出一些建议供领导参考。三是要敢于进言，善于为领导出谋划策，在其过程中既要能看出工作中出现的问题，又能在看到问题后努力的找出解决问题的方法。当然向领导提出建议或意见时一定要注意自己的表达方式，不可把自己的观点强加于领导，做到“献计不决策”。四是要出于公心，只有这样参谋的东西才是有价值的。办公室人员一定不能出于私心向领导进谗言，这样不仅会导致领导的决策结果出现偏差，而且会影响团队的合作。
　　其四，奉献意识。办公室管事的范围比较广，从年头一直忙到年尾，加班加点的工作，常常年假也不能休息，过的很是辛苦。当然既然选择了这个职业一定要努力做好，不能怕吃苦受累。要有无私奉献的精神，对于个人的得失不能斤斤计较，要正确处理个人与集体之间的利益关系，乐于奉献；要有强烈的责任感和荣誉感，誓为自己的事业奉献终身。
　　参考文献
　　[1] 李珂珂.浅谈如何提高办公室管理的科学化[J].价值工程，2013（21）.
　　[2] 赵程鹏.探讨基层供电企业办公室管理精益化的实现[J].中国管理信息化，2013（2）.