事业单位会计电算化条件下会计档案管理问题

[摘 要]随着电子计算机技术的普及及网络技术的广泛应用，会计电算化已成为当今事业单位会计管理工作的主流，由此也产生了电算化会计档案。本文以电算化会计档案管理为中心，简约介绍了电算化条件下会计档案管理的特点，剖析了目前会计电算化现实工作中会计档案管理存在的问题，提出一系列基于电算化的事业单位会计档案管理新问题的解决方案。

　　[关键词]电算化；会计档案管理；事业单位
　　事业单位单位会计档案是记录和反映自身经济业务的会计核算专业资料，具有重要的经济意义和法律意义。事业单位电算化会计系统改变了传统的会计档案物质载体，使事业单位会计所提供的档案信息以全新的面目出现，事业单位会计档案的内涵和外延都发生了深刻的变化，会计档案的内容、载体、生成、传输、保管呈现出新的特点，这需要我们不断深入研究与总结，加强对事业单位电算化会计档案的管理。
　　一、事业单位会计电算化档案的特点
　　随着会计电算化事业的不断发展，各单位在实行电算化以后，产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据和文件，财务人员的日常工作也需要在计算机上来完成，从而给会计档案赋予了许多新的特点。与传统的会计档案相比，电算化会计档案一般具有以下特点：
　　1.会计档案存储的范围和载体扩大了
　　除传统概念上的会计档案外，原手工制作的会计凭证、会计账薄和会计报表等传统意义上的会计档案，则由计算机会计系统通过打印机规范打印保存或采用磁盘、光盘等磁性存储介质来保存。这就要求实行会计电算化核算的事业单位不仅要有电子数据，而且要保存打印输出纸张的会计档案，从而使得电算化会计档案拥有双重的会计档案载体。
　　2.会计档案保管的要求更高了
　　传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。其受存储介质质量、存放环境和存储有效期等因素的影响很大，如果保存当很容易遭到破坏。为了便于利用计算机进行查询，及在电算化系统出现故障时进行恢复，存有会计信息的磁性介质及其他介质都应作为会计档案进行保存，直至其会计信息到保管期限为止。此外，会计电算化系统全套方档资料，如存储有程序的介质、用户操作手册等资料亦应视同会计档案保管，保管期应截至该系统停止使用，且用该系统备份在磁介质及其他介质的会计档案已达到保管期限。[1]
　　3.会计档案的保密要求提高了
　　由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，因此在技术上对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹。一旦被修改，就很难辨别出经济业务的“原貌”；再加上会计数据的高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁事业单位重要的数据。相对于手工会计系统而言，利用计算机舞弊和犯罪的发现难度则更大，它所造成的危害和损失也更大。[2]由于事业单位从事任务的特殊性决定了事业单位会计档案与一般的会计档案相比具有保密性要求高、管理要求严等特点，这就要求事业单位会计档案管理相应地加强保密性管理。
　　二、事业单位电算化会计档案管理存在的主要问题
　　1.电算化会计档案管理制度有待完善
　　实现会计电算化后，会计档案的内容增多了，对环境的要求也高了，而很多事业单位却没有认识到这些变化，认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化。如电算化会计档案的收集、管理、查阅、销毁仍沿用手工系统的制度；没有对会计电算化信息系统档案保管人员的职责作出相应的规定；也没有采取相应的保障措施来改善保管会计档案的环境等，因此会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。
　　2.输出的纸质会计档案达不到规定的保管期限
　　目前许多事业单位因考虑采用激光打印机所负担的成本较高，往往较多采用针式打印机打印凭证、账表等有关会计档案资料。这些通过色带打印的会计档案资料很容易褪色，一般情况下，针式打印机打印的纸质档案资料在七八年后大多会字迹不清，若不及时采取措施保存这些电算化会计档案，后果不堪设想。[3]
　　3.管理人员对电算化会计档案认识不清晰，素质待进一步提高
　　许多单位的档案管理部门对会计档案的认识仍局限于传统意义上的会计档案概念，对电算化会计档案的组成内容不甚了解，对电算化会计档案的管理缺乏经验，造成会计档案和其他会计文档资料不能及时归档，致使会计档案既不安全也不完整。有些财会人员知识老化，业务能力不强，对计算机操作与维护不熟练，不能及时进行数据备份和档案资料的整理，使电算化会计信息档案的安全性难以达到要求。
　　4.会计电算化软件安全保密性薄弱，达不到工作要求。
　　在多数软件中，数据往往完全暴露在所有用户的面前，只要具备简单数据库知识的人很容易随意查询、修改数据。许多软件缺乏操作日志记录功能，对操作人、操作时间和操作内容没有完全记录下来，出现问题无法追究责任。同时，许多安全措施并未配置齐全，特别是硬件自身安全性能低，而硬件的安全问题直接影响会计应用系统软件的正常运用。另外，还有操作人员和管理人员安全意识淡薄、操作密码管理不严格、安全管理制度检查落实不到位等问题。
　　三、加强电算化会计档案管理的具体措施
　　1.完善电算化下会计档案管理各项制度
　　建立电算化会计档案保管制度，加强会计电子档案管理，保证会计信息系统的数据资料及时存档。制定符合本单位电算化档案管理的具体办法，对电算化会计档案的保管方式、保管条件以及电算化会计档案保管人员的工作职责应做出明确的规定，并按要求严格执行，形成有效的约束机制。
　　2.完善硬件设施建设
　　有条件的事业单位要提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为打印纸质会计档案的工具；选用功能符合本单位实际业务需要的财务软件，最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能，如联入互联网，注意进行定期的维护，避免会计档案泄密或被人为恶意修改。
　　3.加强会计档案工作队伍的建设，完善人员配置
　　电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关，随着电脑操作系统不断更新换代，财务管理和会计电算化应用软件也不断升级，会计档案不断技术化、知识化和信息化，所以必须相应增加专业人才，对档案管理人员进行有关档案法规、档案专业知识、会计电算化知识等方面的培训学习，并组织相关的交流研讨活动，使档案管理人员既有丰富的会计业务知识和档案管理专业知识，又精通信息技术，能够熟练应用会计电算化，为提供更有效的会计信息打好基础。
　　4.加强数据的保护与保密
　　建立电算化会计档案定期备份制度，电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些电算化会计档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。
　　建立财务软件内的会计档案管理多用户分权限调用制度，对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据.可较大范围共享；涉及事业单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。
　　参考文献：
　　[1]赵宗健.汪浩.张岚.行政事业性单位电算化会计档案管理改进的构想[J].财会研究.2004（9）：24-25
　　[2]凌红蕾.电算化会计档案管理研究[J].山西财经大学学报.2004，34（1）：149-150
　　[3]刘斌.简论电算化会计档案的管理[J].河南社会科学.2007，15（6）：95-96