会计电算化对会计工作的影响及对策

摘要：会计电算化是会计发展的一个历史性飞跃，它的普及改变了传统会计的数据和账务处理方式及内部控制制度，增强了会计信息的逻辑性分析，对提高会计工作的准确性与财务管理工作的整体性都具有积极作用。会计电算化是会计学、电子学和信息学的综合运用，会计传统的核算环境、信息载体、管理模式、安全控制体系均发生了变化，如何提高会计处理的及时性、准确性，确保会计电算化的安全，充分发挥会计参与企事业单位决策和管理的作用，已成为各电算化单位需要解决的问题。

　　关键词：会计电算化 会计工作 影响 问题 对策
　　会计电算化也叫计算机会计，是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作的应用，具体而言，就是利用会计软件，指挥在各种计算机设备替代手工完成或在手工下很难完成的会计工作过程。它实现了数据处理的自动化，使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。会计电算化是会计发展史上的一次重大革命，它不仅是会计发展的需要，同时也是社会经济发展的必然要求。
　　伴随着信息工程的进步，伴随着网络的普及，会计电算化在我国呈现出普及性的应用，这不仅是会计核算工作的现代化过程，也是促进会计工作标准化、制度化、规模化的过程，更是促进会计改革和发展的过程。本文从我国会计电算化的现状入手，指出了存在的问题，最后探讨了解决问题的对策。
　　1.会计电算化对会计工作的影响
　　1.1使会计数据的处理方式发生了改变
　　在手工条件下，会计核算工作通常由许多人共同完成，实现会计电算化后，会计工作人员只要准确输入会计凭证，会计电算化系统可自动进行记账、汇总、转账、结账、出报表等一系列工作；对于大量重复出现的业务，系统可以按模式凭证自动生成记账凭证。对于编制会计报表等要求很高的会计核算工作，会计电算化系统可以按照一定的程序，由计算机不厌其烦地计算，及时抽取数据，随时输出报表，复杂的会计核算工作不仅变得简单、迅速，而且大大提高了会计资料的准确性。与手工会计相比，数据处理无论在准确性上还是在处理速度上都大大提高，会计数据处理的集中化、自动化程度也大幅提升，账务处理程序也趋于简单，从而使会计核算工作做得更细、更深。
　　笔者所在的下峪口煤矿，自1999年起开始使用用友U8软件，十多年来，从单机版到网络版的不断发展，不仅加快了信息的交换速度，而且使会计人员从大量繁琐的核算工作中解放出来，参与企业的管理与决策。而在2011年开始启用的NC软件，其功能更为强大，多级集团控制、全产业链协同、动态企业建模、大企业云平台是其核心内容，NC的应用，使得财务数据的获取更为便捷，会计核算的方式更为简易、准确，极大地方便了会计人员的工作。
　　1.2深化了传统核算模式
　　信息化条件下的会计核算系统，一方面仍然遵循会计核算基本原理，以会计科目为核算依据，用会计账簿及会计报表作为提供信息的方式，保留了传统核算模式的全部内容；另一方面，在总账核算、序时核算、明细核算等方面大大深化了传统核算模式。
　　从总账核算看，传统核算模式只能采用一种会计核算形式，不可能同时采用多种会计核算形式。而在信息化条件下，总账核算可全面实现各种会计核算形式并存，从而能够满足不同层次的需求。从序时核算看，传统核算模式大多采用三栏式日记账，而且只用于货币资金科目的序时核算。而在信息化条件下，序时核算可同时采用三栏式、汇总式、凭单式、联合式和多栏式日记账，登记的科目也不再局限于货币资金科目，而扩大到其他科目。从明细核算看，虽然账簿格式仍然是三栏式、数量金额栏式和多栏式，但却增加了很多记账口径的现场选择。如三栏式明细账的记账口径有指定的某一个编码、所属编码、系列编码、前导编码和全部编码；又如数量金额栏式明细账的记账口径有单一编码、几个编码、部分编码和全部编码；还如多栏式明细账的记账口径有指定一级编码记它的二级、指定二级编码记它的三级、指定三级编码记它的四级。上述传统核算模式深化内容，在手工核算条件下是不可能实现的，只有信息化才能使其成为现实。
　　1.3提高了会计核算的正确性
　　采用电子计算机进行会计核算，计算精度高，只要按程序正确输入数据，很少引起错误。而在手工方式下，由于重复登记工作较多，难免发生各种差错。使用电子计算机可以确保会计信息的正确性。符合国家规定的会计软件，都具有可靠性、安全性、保密性。在使用过程中，根据工作性质设置相应权限，增设密码，互相牵制。财务人员只能使用，不能篡改程序，确保会计信息系统真实、准确、安全、可靠。
　　1.4使会计数据的修改技术与内部控制制度发生了改变
　　会计电算化实现后，手工条件下对账簿记录错误的划线更正法将不再适应，取而代之的是修改权限、修改标志、凭证冲销等方法。对于经过审核、记账、甚至结账后发现的错误记录，还可以利用电算化系统提供的反结账、取消审核等功能进行修正，这在手工条件下是不可想象的。
　　会计电算化的内部控制目标和手工操作是一致的，手工内部控制制度一部分被保留，一部分被取消或更正。例如，账、钱、物三分管的原则不变，处理每一项业务必须有明确的职责分工的原则不变，但平行登记的原则会有所转变，记账、结账则转化为计算机程序控制；再如，原来通过账证核对、账账核对、账表核对的控制方式，基本已不复存在了，代之以更加严密的输入控制。
　　1.5降低了信息成本，提高了会计信息质量
　　会计信息是决策者进行决策的重要依据之一，因此，会计信息最基本的质量特征就是决策有用性，会计信息的质量直接关系到决策者的决策及其后果，从而要求会计信息必须真实有用，能够满足决策者的需要。会计信息的质量属性，包括相关性、可靠性、重要性、时效性等，使会计信息向多种量度发展。传统会计方式下，反映会计信息主要靠会计报表和年终的财务决算，时效性较差，其他会计信息的取得则更为不易，因而难以实现会计信息的共享。而在电算化环境下，可以提高会计信息的利用效率，各单位可以通过网络相互查询，领导也可以直接从网上查阅所需要的会计信息，实现信息共享，充分发挥会计电算化的作用。在电算化环境下，随着处理数据量的增加，单位信息成本将越来越低，效益更大。 　　2.会计电算化应用中存在的问题
　　会计电算化可以准确便利地帮助会计人员及时方便地整理查询与应用财务数据，带给财务人员许多便利，提高了会计工作的效率，促进了我国会计工作的良性发展。同时，我们也应该看到，在实际的工作中，仍然存在着一些不容忽视的问题。
　　2.1对会计电算化存在认识偏差
　　就笔者本人的工作经验而言，会计电算化更多的功能是充作表面光的炫耀功能。主要表现在三个方面：第一，会计工作人员往往会单纯地认为，会计电算化只是计算工具得到了升级，把电脑视作计算器与绘图器的结合体，没有认识到其潜在的企业职能综合管理作用；第二，会计工作人员把会不会、用不用会计电算化，视作工作面子问题，视作拿证书获取岗位津贴的标志，不去主动探索该技术的深层次应用；第三，企业领导将各个科室是否有电脑视作企业现代化的标志，宁可花大价钱配置高端、漂亮的计算机，却没有意识到培养专业人才的重要性。
　　2.2会计软件存在的问题
　　会计软件功能大同小异。我国会计软件众多但功能大同小异，基本上都包括报表、总账、往来核算、存货、工资、固定资产、销售、成本等一些模块，主要职能是核算。但是目前的经营环境要求企业在预测的基础上进行决策，在决策执行的过程中加强控制，事后要进行核算和分析，而目前市场上销售的财务软件功能几近相同，缺乏相应的管理功能，并不能真正满足企业管理者的需要。
　　会计软件难以融入企业系统。市场上的电算化软件都是由各软件公司自行研发，数据结构不同，编程风格各异，各软件公司为技术保密，相互缺乏沟通和交流，难以形成统一的数据接口，很难在不同系统上实现数据共享。一旦会计信息系统独立于其他系统，数据无法交换，就很难形成一体化的企业管理信息系统。
　　一些软件中的会计处理存在问题。由于会计软件开发人员对会计和财务管理业务不熟，而导致在部分模块和程序中出现会计错误，影响了会计电算化工作的进行。
　　2.3会计电算化操作人员水平不高
　　会计电算化的普及性从客观上对从业人员的水平提出了新的要求，作为现代企业的会计人员，不仅需要完全掌握传统的会计理论知识，而且需要熟练掌握计算机的具体应用技术，包括财务软件、办公自动化、电脑简单维护保养等等。对于大多数企业的会计工作人员来说，他们仅仅在业务上有比较丰富的经验，但是对计算机方面的专业知识就显得比较缺乏，因此，就很难胜任会计电算化的工作。这也主要表现在对财务软件应用没有达到熟练的程度，对软件的了解有一定的局限性，如果软件在运行过程当中出现了问题不能及时地进行排除，轻则耽误工作的正常进度，重者一旦出现电脑系统崩溃情况，对企业对个人的影响必定是非常严重的。在企业日常工作中，这个问题已经成为实现会计电算化应用的关键因素。
　　2.4管理制度有章不循
　　对于传统的会计工作的严肃性与保密性，会计人员都有正确的认识并能够认真执行之。但是，在会计电算化工作中，却存在着管理制度有章不循的情况发生。究其原因，不外乎下面两种情况：第一，不清楚行业法规。虽然国家早就指定并颁布了专门的规章制度，但是在实际工作中，相关的培训工作是缺失的，相关的监管工作是缺失的，出现了不知有法可依的情况，等到出了事，才恍然大悟；第二，明明知道有相关的规章制度，却遵守不严谨或是故意不遵守。多表现为“拍脑袋、想当然”决策，忽视了权限管理，忽视了人员培训，忽视了员工职能转变的影响，忽视了岗位责任的重要性，忽视了专门机房设置，如此等等，导致相关管理漏洞百出，职责不清。所有这些，不仅不能提高企业财务管理效率，而且隐藏着极大的管理风险。
　　2.5信息系统缺乏风险预防措施
　　作为企业的核心机密，财务数据直接决定着企业的生死。会计电算化的重要特点是实现了财务数据的电子化存储与网络化共享。因此，在确保核心机密安全方面，信息系统的风险预防措施必须到位。一方面要保障数据传输的便利性与共享性，另一方面要保证数据的绝对安全与有效性。否则，在网络黑客肆意横行的今天，财务软件系统一旦感染病毒，或是受到恶意攻击，导致系统出现泄密或崩溃等情况，带给企业的负面影响是不可挽回的。
　　2.6档案管理不严格、不称职
　　会计电算化的一个方便性表现是在无纸化办公方面，计算机的备份工作就好似以往的文件存档。因此，财会人员应该养成时时备份的好习惯。但是，在日常工作中，有人因为自身缺乏干净整齐的作风，没有备份归纳整理的好习惯；有人责任心不强，疏于管理，没有养成定期检查数据盘的好习惯；有人对专业知识掌握不够，没有认识到备份的重要性，认为电脑都会自动备份。所有这些表现，往往会因小失大，造成财务数据的丢失。即使侥幸恢复了数据，也会对企业对本职工作造成很不好的影响。
　　3.如何解决会计电算化应用中出现的问题
　　3.1转变会计人员的陈旧观念
　　会计人员应该打破抱残守缺的陈旧观念，克服不信任机器的心理障碍，积极接触、学习会计电算化的专业知识，培养敢于应用、乐于应用的积极作风，在实际工作中体验解脱繁琐的笔墨记录工作的快乐，转变思路，逐步实现从“小财务”到“大财务”的转变，将更多的精力与时间运用到财务分析与预见方面，多为企业提供科学严谨的财会数据支持，立足本职工作，促进企业发展，提升工作水平。
　　3.2规范财务软件的使用
　　企业财务部门应严格按照《会计核算软件基本功能规范》规定的标准评审，甚至展开对软件开发过程的审计，对市场上的财务软件进行一次数据安全专项测试，对安全标准达不到规定的责令整改。逐步建立统一的财务软件协议，使软件有相同的数据接口，这样不同软件系统下的数据可以直接使用，不必再作处理，既可以降低对操作员的要求，也可以使不同系统实现数据共享。
　　作为软件开发商来说，要开发出真正具有管理功能的会计软件，进一步加速会计软件从核算型向管理型转变，在广泛吸收取得的先进成果的基础上，开发出商品化的实用型会计软件，并具有二次开发的能力，以及提高其兼容性，继而达到满足应用需求的目的。 　　3.3培养会计电算化综合性人才
　　财务人员中的会计电算化人员，是跨越两种专业的综合型人才，是同时掌握财会专业知识和计算机网络专业知识的人才。会计专业是“学一辈子考一辈子”的专业，计算机专业是“学习没有更新快”的专业。所以，这就决定了会计电算化人员培训工作的重要性与及时性。
　　更新其知识结构，提高其会计电算化应用和管理水平。在培训的内容上要求会计人员的知识结构不能只限于本专业，还要掌握相关的经济、法律、税收、金融和审计等知识。通过建立完善的培训机制并坚持落实培训工作，造就跨行业的复合型人才，定期开展不同层次的培训工作，加强受训人员的基本操作能力，提升其分析与决策能力，提高其计算机操作能力。
　　3.4健全工作方面的管理制度
　　管理制度是否健全，关键在领导。在实现会计电算化的单位，要加强检查监督各项制度的落实情况，必要的时候，实行现场办公等措施，积极整改，直到工作达标为止。在没有开展会计电算化的单位，要积极帮助其发展会计电算化，要选拔并培养后备力量。
　　规范操作管理，避免操作风险。要建立较为完善的电算化运行环境，根据职位的不同确定权限的不同，并根据工作人员的不同工作内容进行操作培训，了解其所负责的模块的运行，顺利的完成由纸质核算向电算化的过渡，避免由于不了解软件而带来的操作风险。
　　要加强对财务活动的监管制度，防止工作人员利用系统漏洞牟取私利。每一种系统都存在其漏洞，为了防止员工利用系统漏洞，一方面在系统的投入使用之前，要根据网络系统区域的不同划分，设置多重防火墙；另一方面，单位每年度要进行内审，对纸质数据与电子数据的一致性进行核查，对数据的保存方式和安全程度进行评估，发现异常和系统漏洞及时进行补救，在系统运行的各个环节及时的进行监督核查，保证系统安全运行。
　　要进一步完善系统的维护制度，定期安排专业人员进行会计电算化软件的维护、系统的操作培训与系统的改进工作。同时要与审计人员加强沟通，根据审计人员的审核与评估结果，进一步改进和完善系统。
　　3.5强化信息系统的安全工作
　　强化信息系统的安全工作，主要需从四个方面入手：
　　第一，协助政府相关部门开展一系列的工作，比如：积极向执法部门提供非法行为非法人员的信息；积极配合工商部门开展企业安全宣传工作；积极参加行业协会活动，广泛联系，互相帮助。第二，结合企业实际情况，拟定本单位的计算机网络安全管理制度，做好防范意外事故发生的工作，做好权限管理工作。第三，招募专业人士，或是与专业机构合作，采取多种措施使用正版杀毒软件，应用加密、认证授权、防火墙等手段，强化企业网络安全。第四，做好财务数据的保密工作。从环境设施与软件管理两个方面分别强化财务数据的保密工作。在环境设施方面，设置专门工作室、密码锁、防盗门等设施；在软件管理方面，设置进入系统的密码、口令，必要时配置声音、指纹、瞳孔等识别系统。
　　3.6做好档案管理工作
　　根据会计电算化无纸化、信息化、网络化的特点，做好财务档案的管理工作。
　　档案的收集。履行工作职责，根据数据文件的特点，定时不定时地将其进行必要的备份，使用可靠的存储设备进行存储。从而防止数据丢失、泄露与损毁，为日后必要时候恢复使用提供最基础的档案记录。
　　档案的管理和保存。会计电算化档案数据的存储方式具有其特殊性，它不是存储在传统媒介上的，而是存储在磁性介质或光盘上的。因此，要注意防磁、防尘、防潮、防电感应。最好能够准备双份备份，分别放置在不同的地方，注明存储信息，做好定期维护工作，要根据档案管理条例，设置或安排专人负责管理与保存工作，根据存储器的使用寿命进行定期的复制工作，防止出现数据的丢失或损毁情况。
　　4.会计电算化的前景展望
　　随着信息化进程的快速发展，会计电算化已经进入了普及阶段，大部分企业都设置了这个专门的岗位。但是，在实际的应用过程中，依然存在着若干问题，这些问题阻碍了我国会计电算化事业的发展。因此，我们要对这些问题进行研究与探讨，要不懈努力，锐意进取，采取各种方法、政策解决这些问题，以促进我国会计电算化事业的发展，并使之日益成熟完善。
　　21世纪是一个信息化的世纪，电子信息技术的需要量必将大大增加。21世纪的会计也应该是一个以信息技术为中心的崭新的会计，我们仍应继续对会计电算化进行探索和研究，使会计电算化的作用得到最大的发挥